PersonalmanagementDaten
Personaldossiers
Kann ein einziges Personaldossier tatsächlich alles enthalten, wofür die Personalabteilung zuständig ist?
Jedes Personaldossier ist eine Datensatzkette mit rund dreissig Unterkategorien, von Bankkonten und Familienkontakten bis zu Arbeitsbewilligungen, ärztlichen Untersuchungen und der Ausgabe von Schutzausrüstung. Jede Kategorie ist eine gepflegte Liste in der Personalansicht, kein Anhangsordner.
Referenziert in4 weiteren Teilen von continON
So funktioniert es
Das Dossier baut auf dem Personenmodell der Plattform auf: Eine Person kann ohne Duplikate Mitarbeitende/r, Kunde oder Partner sein, und der Personaldatensatz legt die anstellungsspezifischen Daten darüber. In einer einzigen Ansicht pflegt die Personalabteilung Bankkonten mit Kontovalidierung, persönliche und Notfallkontakte, Familienangehörige, Ausbildungsverlauf, Kompetenzen, Mitgliedschaften in externen Organisationen und Reisedaten.
Auch Compliance-relevante Kategorien sind vollwertige Datensätze: Arbeitsbewilligungen und Visadaten ausländischer Mitarbeitender, Angaben zu Behinderungen, ärztliche Untersuchungen, Veteranenstatus, Erklärungen zu Interessenkonflikten und ausgegebene Schutzausrüstung. Personaldokumente werden mit Upload-Funktion nach Kategorie abgelegt, und am Datensatz lassen sich Erinnerungen für die einzelne mitarbeitende Person hinterlegen. Diese Felder sind naturgemäss sensibel, und der Zugriff folgt dem Berechtigungsmodell der Plattform.
Prüfungen auf Feldebene halten die Daten brauchbar: Prüfungen von geschäftlicher E-Mail-Adresse und Visanummer, die Eindeutigkeit der Personennummer und die Validierung von Kennungen laufen bei der Erfassung. Derselbe Personaldatensatz ist weiter mit Anstellungszuordnungen, Lohnabrechnung, Einsatzplanung und Self-Service verbunden, sodass es von jeder Person genau eine Version gibt.
Was abgelegt wird und wer darauf zugreift
Personaldossiers
Rund dreissig Datensatzkategorien
Bankkonten, Kontakte, Familie, Ausbildung, Kompetenzen, Mitgliedschaften, Reisen, Bewilligungen, Behinderung, ärztliche Untersuchungen, Veteranenstatus, Interessenkonflikte, Schutzausrüstung, Dokumente und Erinnerungen – jeweils eine gepflegte Liste.
Eine Person, viele Rollen
Der Personendatensatz wird plattformweit geteilt; eine mitarbeitende Person, die zugleich Kunde oder Partner ist, bleibt eine einzige Person.
Dokumente nach Kategorie abgelegt
Personaldokumente werden in benannte Kategorien des Dossiers hochgeladen und in der Dokumentenablage der Plattform gespeichert.
Validierung bei der Erfassung
Prüfungen von Kennungen, E-Mail-Adresse und Visanummer sowie der Eindeutigkeit der Personennummer laufen beim Speichern der Datensätze.
Berechtigungsgesteuerter Zugriff
Der Zugriff auf das Dossier folgt den Berechtigungen auf Modul- und Stellenebene; sensible Kategorien sind standardmässig nicht offen.
Womit das zusammenhängt
- Anstellung & Verträge
Anstellungszuordnungen bilden die zeitliche Schicht über dem Personaldossier. - Dokumentenverwaltung
Personaldokumente nutzen die gemeinsame Dokumentenablage und deren Berechtigungskennzeichen. - Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung liest Bank-, Anstellungs- und Steuerabzugsdaten aus derselben Datensatzkette. - Identität & Zugriff
Der Personaldatensatz ist mit der Anmeldeidentität verknüpft; der Zugriff folgt den Berechtigungen der Stelle.
Personaldossiers in continON im Einsatz sehen.
Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – diese Funktion in ihrem Modul, auf der gemeinsamen Plattform.