Dokumentenverwaltung

Dokumente verstreuen sich, weil jedes System seine eigenen führt: Die Personalabteilung hat die Verträge, der Einkauf die Unterlagen zur Warenannahme, und alles andere liegt in Postfächern und auf gemeinsamen Laufwerken, wo Zugriff hat, wer sich an den Link erinnert. continON betreibt einen einzigen Dokumentendienst unter allen seinen Anwendungen, sodass ein Arbeitsvertrag, ein Warenannahmebeleg und eine erzeugte Bestellbestätigung auf dieselbe Weise abgelegt, gesichert und abgerufen werden.

Der Zugriff ist das Besondere. Eine Berechtigung auf einen Ordner oder eine Datei umfasst neun getrennte Rechte – Lesen, Einfügen, Aktualisieren, Löschen, Kopieren, Verschieben, Komprimieren, Herunterladen und das Recht, Berechtigungen weiterzugeben – und gilt für eine Position im Organigramm, eine einzelne mitarbeitende Person, einen Partner oder alle. Berechtigungen für Positionen werden auf die Person aufgelöst, die die Stelle heute innehat, sodass der Dokumentenzugriff personelle Wechsel ohne Aufräumprojekt übersteht.

Die Ablage kontrolliert Dokumente; sie erzeugt keine. Vorlagen, die Prozessdaten zu fertigen PDFs zusammenführen, gehören zu den Builders – ihr Ergebnis wird hier abgelegt, neben dem, was Personen hochladen, mit denselben Ordnern, Berechtigungen und demselben Aktivitätsprotokoll pro Datei. Die Speicherung selbst liegt in der Datenbankschicht der Plattform, nicht auf behelfsmässig eingerichteten Netzlaufwerken.