DokumentenverwaltungDaten
Ablage & Ordner
Wie werden Dokumente so organisiert, dass man sie über die Struktur findet und nicht aus dem Gedächtnis?
Die Ablage ist ein hierarchischer Ordnerbaum pro Organisation: integrierte Ordner, die die Plattform für Standardbereiche pflegt, gemeinsame Ordner, die Teams anlegen, und persönliche Ordner pro Person. Wiederverwendbare Dokumentvorlagen werden nach Kategorie neben den Arbeitsdateien abgelegt.
Referenziert in4 weiteren Teilen von continON
So funktioniert es
Ordner lassen sich so tief verschachteln, wie die Organisation es braucht, und der Baum wird als Baum navigiert – mit Namensfilter, um einen grossen Zweig einzugrenzen – statt über ein flaches Suchfeld über dem Chaos. Die Plattform legt integrierte Ordner für ihre Standardbereiche an, Teams ergänzen eigene gemeinsame Strukturen, und jede Person hat einen persönlichen Ordnerbereich.
Dateien tragen ihre Metadaten ab dem Moment des Hochladens: Typ, Grösse und, wo relevant, Bildabmessungen sowie die Kategorie, unter der sie abgelegt sind – Kategorien aus der gemeinsamen Wertelisten-Taxonomie der Plattform, sodass die Dokumentklassifizierung zu den übrigen Referenzdaten der Organisation passt.
Wiederkehrende Unterlagen beginnen bei einer freigegebenen Grundlage. Standarddokumente werden als Vorlagen gespeichert und in Vorlagenkategorien geordnet, sodass der Brief oder das Formular, zu dem ein Team greift, die verbindliche Version ist und nicht die nächstbeste alte Kopie. Die Speicherung selbst liegt in der Datenbankschicht der Plattform statt auf exponierten Netzlaufwerken.
Was abgelegt wird und wer darauf zugreift
Ablage & Ordner
Integrierte, gemeinsame und persönliche Ordner
Von der Plattform gepflegte Struktur für Standardbereiche, Teamordner für gemeinsame Arbeit und ein persönlicher Bereich pro Person.
Baumnavigation mit Filter
Über die Struktur navigieren und innerhalb eines Zweigs nach Namen filtern – auffindbar so, wie die Organisation aufgebaut ist.
Metadaten beim Hochladen
Typ, Grösse, Abmessungen und Kategorie werden erfasst, wenn die Datei eintrifft, und nicht später nachgetragen.
Dokumentvorlagen nach Kategorie
Freigegebene Standarddokumente, als wiederverwendbare Vorlagen abgelegt und in eigene Kategorien geordnet.
Womit das zusammenhängt
- Dokumentenschicht im Überblick
Die Sicht auf Plattformebene auf die gemeinsame Dokumentenablage, die dieses Modul kontrolliert. - Plattformarchitektur
Ein Dokumentendienst, den jede Anwendung nutzt – eine strukturelle, keine kosmetische Gemeinsamkeit. - Document Template Designer
Erzeugte PDFs werden im selben Baum abgelegt wie hochgeladene Dateien. - Systemadministration
Dokumentkategorien stammen aus der gemeinsamen Wertelisten-Taxonomie.
Ablage & Ordner in continON im Einsatz sehen.
Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – diese Funktion in ihrem Modul, auf der gemeinsamen Plattform.