Gestión documentaldatos
Repositorio y carpetas
¿Cómo se organizan los documentos para que las personas los encuentren por la estructura y no de memoria?
El repositorio es un árbol de carpetas jerárquico por organización: carpetas integradas que la plataforma mantiene para las áreas estándar, carpetas compartidas que crean los equipos y carpetas personales por usuario. Los documentos de plantilla reutilizables se archivan por categoría junto a los archivos de trabajo.
Referenciado en4 partes más de continON
Cómo funciona
Las carpetas se anidan hasta la profundidad que necesite la organización, y el árbol se recorre como un árbol – con filtrado por nombre para acotar una rama grande – en lugar de como un cuadro de búsqueda plano sobre el caos. La plataforma crea carpetas integradas para sus áreas estándar, los equipos añaden su propia estructura compartida y cada usuario tiene un espacio de carpetas personal.
Los archivos llevan sus metadatos desde el momento de la subida: tipo, tamaño y, cuando procede, dimensiones de la imagen, además de la categoría en que se archivan – categorías tomadas de la taxonomía compartida de listas de valores de la plataforma, de modo que la clasificación de documentos coincide con el resto de los datos de referencia de la organización.
La documentación recurrente parte de una base aprobada. Los documentos estándar se guardan como plantillas y se organizan en categorías de plantillas, de modo que la carta o el formulario que busca un equipo es la versión aprobada, no la copia antigua más cercana. El almacenamiento en sí se encuentra dentro de la capa de base de datos de la plataforma, y no en recursos compartidos de red expuestos.
Qué se archiva y quién accede a ello
Repositorio y carpetas
Carpetas integradas, compartidas y personales
Estructura mantenida por la plataforma para las áreas estándar, carpetas de equipo para el trabajo compartido y un espacio personal por usuario.
Navegación en árbol con filtrado
Navegar por la estructura y filtrar por nombre dentro de una rama – localizable según la forma en que se estructura la organización.
Metadatos al subir
Tipo, tamaño, dimensiones y categoría se registran cuando llega el archivo, no se completan más tarde.
Documentos de plantilla por categoría
Documentos estándar aprobados archivados como plantillas reutilizables, organizados en sus propias categorías.
A qué afecta
- Visión general de la capa documental
La vista a nivel de plataforma del almacén de documentos compartido que controla este módulo. - Arquitectura de la plataforma
Un único servicio de documentos utilizado por todas las aplicaciones – un elemento compartido estructural, no cosmético. - Document Template Designer
Los PDF generados se archivan en el mismo árbol que los archivos subidos. - Administración del sistema
Las categorías de documentos se resuelven a partir de la taxonomía compartida de listas de valores.
Vea repositorio y carpetas en funcionamiento en continON.
Una demostración guiada en un entorno de demostración anonimizado – esta funcionalidad dentro de su módulo, en la plataforma compartida.