Gestión documentaldatos
Adjuntos y registros
¿Cómo permanecen los documentos adjuntos a las solicitudes y los registros a los que pertenecen?
Un documento rara vez está solo – acredita una solicitud, un registro de empleado o un pedido. Los archivos se suben directamente a esos registros y a las instancias de proceso en ejecución, de modo que la documentación está en el registro cuando un aprobador lo abre, y sigue ahí años después.
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Cómo funciona
Adjuntar forma parte de las pantallas de trabajo, no es una tarea de archivo aparte. Los archivos – varios a la vez, cuando hace falta – se suben a una instancia de proceso en ejecución, a una solicitud o a un registro de empleado, llegan al almacén compartido y quedan referenciados por el registro que documentan.
A medida que una solicitud avanza de estado en estado, sus adjuntos la acompañan: el aprobador de cada etapa abre las evidencias desde la propia solicitud en lugar de buscarlas en una unidad. Los documentos generados a partir de plantillas durante el proceso se suman al mismo registro, de modo que las evidencias subidas y los resultados producidos quedan uno junto a otro.
Como el almacén es un único servicio compartido, el mismo archivo aparece en todas las aplicaciones que hacen referencia al registro – no hay una copia por aplicación que pueda quedar desactualizada, y la autorización del archivo lo controla de forma idéntica en todos los lugares donde aparece.
Qué se archiva y quién accede a ello
Adjuntos y registros
Subir al registro
Los archivos se adjuntan a solicitudes, instancias de proceso y registros de empleados desde las pantallas donde se realiza el trabajo.
Los adjuntos acompañan a las aprobaciones
Cada etapa de una solicitud en curso abre las mismas evidencias adjuntas – sin reenviar, sin volver a buscar.
Los resultados generados se suman al registro
Los PDF generados con plantillas se archivan en el mismo registro que los archivos subidos que los justificaron.
Un archivo, referenciado en todas partes
El documento de un registro es el mismo archivo almacenado en todas las aplicaciones – nunca una copia.
A qué afecta
- Process Builder
Las solicitudes llevan sus adjuntos a través de todos los estados del flujo de trabajo. - Document Template Designer
Una transición puede generar un documento directamente en el registro. - Gestión del capital humano
Los archivos del empleado se adjuntan al registro laboral que documentan. - My continON
Las personas suben documentos a sus propias solicitudes desde el autoservicio.
Vea adjuntos y registros en funcionamiento en continON.
Una demostración guiada en un entorno de demostración anonimizado – esta funcionalidad dentro de su módulo, en la plataforma compartida.