Allegati e record
Come restano allegati i documenti alle richieste e ai record a cui appartengono?
Un documento raramente sta da solo – comprova una richiesta, il record di un collaboratore o un ordine. I file si caricano direttamente su questi record e sulle istanze di processo in esecuzione, così la documentazione è sul record quando un approvatore lo apre, e c’è ancora anni dopo.
Richiamato da4 altre parti di continON
Come funziona
Allegare fa parte delle schermate di lavoro, non è un’incombenza di archiviazione a parte. I file – anche più di uno alla volta, se necessario – si caricano su un’istanza di processo in esecuzione, una richiesta o il record di un collaboratore, confluiscono nell’archivio condiviso e sono richiamati dal record che documentano.
Mentre una richiesta avanza da uno stato all’altro, i suoi allegati la accompagnano: l’approvatore di ogni fase apre i giustificativi dalla richiesta stessa invece di cercarli in un’unità di rete. I documenti generati da modelli durante il processo si aggiungono allo stesso record, così i giustificativi caricati e i documenti prodotti stanno fianco a fianco.
Poiché l’archivio è un unico servizio condiviso, lo stesso file compare in ogni applicazione che richiama il record – non esiste una copia per applicazione che possa diventare obsoleta, e l’autorizzazione sul file lo regola in modo identico ovunque compaia.
Cosa viene archiviato e chi vi accede
Allegati e record
Caricamento sul record
I file si allegano a richieste, istanze di processo e record dei collaboratori dalle schermate in cui si svolge il lavoro.
Gli allegati seguono le approvazioni
Ogni fase di una richiesta in corso apre gli stessi giustificativi allegati – niente reinvii, niente ricerche.
I documenti generati si aggiungono al record
I PDF generati da modelli vengono archiviati sullo stesso record dei file caricati che li hanno giustificati.
Un solo file, richiamato ovunque
Il documento di un record è lo stesso file salvato in ogni applicazione – mai una copia.
Con cosa interagisce
- Process Builder
Le richieste portano con sé i propri allegati in ogni stato del flusso di lavoro. - Document Template Designer
Una transizione può generare un documento direttamente sul record. - Gestione del capitale umano
I file dei collaboratori vengono allegati al record del rapporto di lavoro che documentano. - My continON
Le persone caricano documenti nelle proprie richieste dal self-service.
Vedere la funzionalità «allegati e record» all’opera in continON.
Una dimostrazione guidata su un mandante dimostrativo anonimizzato – questa funzionalità all’interno del suo modulo, sulla piattaforma condivisa.