SoluzioniDall’acquisto alle scorte
Un record d’acquisto, dal reparto che ne aveva bisogno fino al conto su cui viene registrato.
Un fabbisogno viene segnalato, approvato, ordinato, consegnato in quantità inferiore, registrato come acquisto, collocato in un settore e registrato a magazzino. Cinque parti dell’organizzazione vi intervengono. Nessuno lo digita due volte, e la quantità mancante alla baia di carico è ancora nel record quando il reparto Finanza lo legge.
Ciò che il record acquisisce, tappa dopo tappa
Un fabbisogno, con un responsabile
La richiesta nasce all’interno dell’organizzazione.
Un responsabile di magazzino segnala un fabbisogno: cosa, quanto e perché. Chi approva registra una decisione e una quantità approvata per ogni riga, e le righe che il magazzino ha già riservano le scorte esistenti invece di essere acquistate.
- Il record acquisisce
- Creato daResponsabile di magazzino · Logistica
- Responsabile
- Il richiedente, con una motivazione scritta
- Stato con cui prosegue
- Creato
Gestito daRichieste d’acquisto e approvazioni
in Acquisti e approvvigionamento Impegno
Il fabbisogno approvato diventa un ordine a un fornitore.
Le righe approvate che il magazzino non può coprire diventano righe d’ordine a un fornitore, e ogni riga d’ordine mantiene un riferimento alla riga di richiesta che soddisfa – così il motivo per cui si impegna il denaro resta legato all’impegno stesso.
- Il record acquisisce
- Ordinato pressoFornitore · 40 unità
- Responsabile
- L’ordine, a fronte della richiesta approvata
- Stato con cui prosegue
- Ordinato
Gestito daOrdini d’acquisto
in Acquisti e approvvigionamento Porta ancora con séCreato da · Responsabile di magazzino · Logistica
Realtà fisica
Si registra ciò che è arrivato, non ciò che è stato ordinato.
La consegna viene accettata riga per riga. Ne sono stati ordinati quaranta e ne sono arrivati trentotto, quindi il record riporta trentotto e conserva la differenza. Nulla viene arrotondato per far coincidere ordine e consegna.
- Il record acquisisce
- Accettato38 di 40 · 2 mancanti
- Responsabile
- L’entrata merci, a fronte dell’ordine
- Stato con cui prosegue
- Ricevuto
Gestito daAccettazione merci e ricevimento
in Acquisti e approvvigionamento Porta ancora con séCreato da · Responsabile di magazzino · LogisticaOrdinato presso · Fornitore · 40 unità
Due unità in meno. La differenza resta nel record invece di essere corretta e fatta sparire.
Record commerciale
L’acquisto viene registrato a partire da ciò che è stato accettato.
L’acquisto si basa sull’ordine e riprende le quantità dall’accettazione – trentotto, non quaranta. Porta con sé il lato commerciale dell’acquisto: valuta e tasso di cambio, condizioni di pagamento, dati doganali e trasporto. È la sua registrazione a portare la merce in magazzino e a registrarla nella contabilità generale.
- Il record acquisisce
- Registrato comeAcquisto · 38 unità
- Responsabile
- L’acquisto, rispetto all’ordine e alla sua accettazione
- Stato con cui prosegue
- Acquistato
Gestito daOrdini d’acquisto
in Acquisti e approvvigionamento Porta ancora con séCreato da · Responsabile di magazzino · LogisticaOrdinato presso · Fornitore · 40 unitàAccettato · 38 di 40 · 2 mancanti
Ancora 2 mancanti rispetto all’ordine – visibile anche qui.
Collocazione
La merce occupa un posto fisico in un magazzino.
Trentotto unità arrivano in un magazzino e in un settore ben precisi – con lo spazio, la capacità, la temperatura e l’umidità che quel settore rileva effettivamente. Le scorte sono una posizione in un edificio, non un numero in una colonna.
- Il record acquisisce
- Collocato inCentrale · Settore B
- Responsabile
- Il magazzino che la custodisce
- Stato con cui prosegue
- In magazzino
Gestito daRegistro di magazzino e visibilità delle scorte
in Gestione del magazzino Porta ancora con séCreato da · Responsabile di magazzino · LogisticaOrdinato presso · Fornitore · 40 unitàAccettato · 38 di 40 · 2 mancantiRegistrato come · Acquisto · 38 unità
Ancora 2 mancanti rispetto all’ordine – visibile anche qui.
Il magazzino in cui è arrivata la merce – sezioni con spazio, capacità, temperatura e umidità. Effetto finanziario
L’acquisto arriva in contabilità da solo.
È la registrazione dell’acquisto a contabilizzarlo. Il valore di ciò che è effettivamente arrivato confluisce sul conto di magazzino, e la riga contabile è riconducibile all’acquisto, all’ordine e alla richiesta da cui tutto è partito.
- Il record acquisisce
- Registrato su1200 · Scorte
- Responsabile
- La registrazione, riconducibile all’acquisto
- Stato con cui prosegue
- Registrato
Gestito daRegistrazione automatica dalle operazioni
in Finanza e contabilitàContabilità generale in Finanza e contabilità Porta ancora con séCreato da · Responsabile di magazzino · LogisticaOrdinato presso · Fornitore · 40 unitàAccettato · 38 di 40 · 2 mancantiRegistrato come · Acquisto · 38 unitàCollocato in · Centrale · Settore B
Ancora 2 mancanti rispetto all’ordine – visibile anche qui.
La contabilità generale in cui è stato registrato il movimento – conti, saldi e provenienza delle righe.
Le parti di continON che lo hanno portato avanti
- CreatoUn fabbisogno, con un responsabileRichieste d’acquisto e approvazioni
- OrdinatoImpegnoOrdini d’acquisto
- RicevutoRealtà fisicaAccettazione merci e ricevimento
- AcquistatoRecord commercialeOrdini d’acquisto
- In magazzinoCollocazioneRegistro di magazzino e visibilità delle scorte
- RegistratoEffetto finanziarioRegistrazione automatica dalle operazioniContabilità generale
Lo metta alla prova sul suo flusso d’acquisto.
Una dimostrazione guidata su un mandante dimostrativo anonimizzato – una richiesta presentata, ordinata, ricevuta in quantità inferiore, acquistata, collocata e registrata, su un unico record.