PiattaformaDocumenti
Un documento che non è collegato a nulla è solo un file da qualche parte.
continON dispone di un unico servizio documentale sotto ogni applicazione, anziché di una funzione per i file in ciascuna di esse. Un documento viene archiviato in un albero, collegato al record a cui si riferisce e reso raggiungibile da ogni dominio che ha a che fare con quel record – ed è per questo che il contratto è ancora lì quando l’ordine d’acquisto viene aperto in un’altra parte dell’organizzazione.
Di cosa tratta questa pagina Il percorso di un documento: da dove proviene, a cosa appartiene, chi può agire su di esso e che cosa è stato registrato. Tutto ciò che segue è questa linea, nell’ordine.
Da dove proviene e a cosa appartiene.
Arriva
Qualcuno lo deposita
Un file viene archiviato in una cartella dell’albero, ne eredita la categoria e – se appartiene a un record – viene collegato al record a cui si riferisce.
Lo produce un processo
Una transizione in un processo in corso individua un modello, vi unisce i dati restituiti dalla sua query e scrive il risultato come PDF nello stesso archivio. La generazione è un passaggio del lavoro, non un’esportazione a posteriori.
Generazione di documenti
Entrambi finiscono nello stesso archivio. Non esiste un luogo separato per quelli prodotti da continON.
Viene collegato
Un documento si trova in una cartella, e una cartella si trova in un albero con una categoria e, dove lo stesso tipo di documento si ripete, un modello che lo standardizza. Indipendentemente da dove è archiviato, un documento può appartenere a un record – un ordine, un rapporto di lavoro, una pratica, una richiesta – ed è questo collegamento a farlo viaggiare. Il dominio che apre il record trova il documento, senza che nessuno glielo abbia inviato.
L’accesso viene stabilito
Un’autorizzazione non è un unico interruttore. Si compone di nove diritti definiti, ciascuno concesso o negato singolarmente – ed è così che a qualcuno può essere consentito di leggere e scaricare una cartella senza poterla modificare, spostare o condividere.
Lettura
Aprirlo e consultarlo.
Inserimento
Inserire un nuovo file in questa cartella.
Modifica
Sostituire o correggere il contenuto esistente.
Eliminazione
Rimuoverlo.
Copia
Duplicarlo altrove.
Spostare
Collocarlo altrove nell’albero.
Compressione
Riunire una cartella in un unico file compresso.
Download
Portarne una copia fuori da continON.
Autorizzazione
Concedere ad altri uno qualsiasi degli altri otto diritti.
Ognuno di questi nove, concesso a
- Un postoLa posizione collocata in un’unità. Vale per chiunque la occupi al momento, per cui resiste ai cambi di personale.
- Un collaboratoreUna persona specifica, quando l’accesso appartiene davvero a lei e non alla sua funzione.
- Un partnerUna parte esterna, gestita in una propria categoria di account anziché ricevere un posto interno.
- TuttiOgni account dell’organizzazione – usato deliberatamente, non come impostazione predefinita.
Viene registrato
Le azioni eseguite su un documento vengono scritte in un registro delle attività – che cosa è stato fatto, da chi e quando. Si tratta di una traccia di audit degli accessi e delle operazioni sul documento. Non è una cronologia delle versioni, e questa pagina non la descrive come tale.
Ciò che di solito si presume faccia un archivio documentale, e che questo non fa.
La gestione documentale è il componente su cui gli acquirenti fanno più supposizioni, per cui alle supposizioni si risponde qui anziché rinviarle a un colloquio successivo.
- Un motore di criteri di conservazione – continON non fa scadere né elimina documenti in base a una pianificazione da Lei configurata.
- Certificazioni di qualsiasi tipo per la gestione dei record o l’archiviazione.
- Firma elettronica. Un documento può essere prodotto e archiviato; continON non lo firma.
- Controllo delle versioni. L’archivio tiene un registro delle attività svolte su un file; non è una cronologia delle versioni che consenta di ripristinare stati precedenti.
- Estrazione del testo da scansioni o qualsiasi lettura automatica del contenuto di un documento.
- Una garanzia di immutabilità o di rilevabilità delle manomissioni sui file archiviati.
Perché in questa pagina non c’è nessuna schermata Una schermata dell’archivio documentale esiste. Mostra un albero di cartelle con i nomi di organizzazioni esterne reali e la cartella privata di una persona, per cui pubblicarla significherebbe esporre informazioni altrui su una pagina di marketing e suggerire relazioni che continON qui non può documentare. Resta trattenuta finché la stessa schermata non potrà essere acquisita su dati dimostrativi. Nulla è stato disegnato per sostituirla.
Perché un’autorizzazione concessa a un posto sopravvive al suo titolare
Concedere una cartella a un posto, poi togliere la persona da quel posto.
Su un mandante anonimizzato: archiviare un documento, collegarlo a un record, concedere a una posizione una parte dei nove diritti e osservare cosa succede a quell’accesso quando qualcuno cambia lavoro.