PlateformeDocuments
Un document qui n’est rattaché à rien n’est qu’un fichier quelque part.
continON dispose d’un seul service documentaire sous chaque application, plutôt que d’une fonction de gestion de fichiers dans chacune d’elles. Un document est classé dans une arborescence, rattaché à l’enregistrement qu’il concerne et accessible depuis tout domaine qui a affaire à cet enregistrement – c’est pourquoi le contrat est toujours là lorsque la commande d’achat est ouverte dans une autre partie de l’organisation.
L’objet de cette page Le parcours d’un document : d’où il vient, à quoi il appartient, qui peut agir sur lui et ce qui a été consigné. Tout ce qui suit reprend ce fil, dans l’ordre.
D’où il vient, et à quoi il appartient.
Il arrive
Quelqu’un le dépose
Un fichier est classé dans un dossier de l’arborescence, hérite de la catégorie de ce dossier et – s’il appartient à un enregistrement – est rattaché à l’enregistrement qu’il concerne.
Un processus le produit
Une transition dans un processus en cours détermine un modèle, y fusionne les données que renvoie sa requête et écrit le résultat au format PDF dans le même dépôt. La génération est une étape du travail, pas une exportation après coup.
Génération de documents
Les deux aboutissent dans le même dépôt. Il n’existe pas d’emplacement distinct pour ceux que continON a produits.
Il est rattaché
Un document se trouve dans un dossier, et un dossier se trouve dans une arborescence, avec une catégorie et, lorsque le même type de document revient, un modèle qui le standardise. Indépendamment de l’endroit où il est classé, un document peut appartenir à un enregistrement – une commande, un dossier d’emploi, un cas, une demande – et c’est ce rattachement qui le fait voyager. Le domaine qui ouvre l’enregistrement trouve le document, sans que personne ait eu à l’envoyer où que ce soit.
L’accès est décidé
Une autorisation n’est pas un simple interrupteur. Elle se compose de neuf droits nommés, chacun accordé ou refusé individuellement – c’est ainsi qu’une personne peut être autorisée à lire et à télécharger un dossier sans pouvoir le modifier, le déplacer ni le partager.
Lire
L’ouvrir et le consulter.
Insérer
Déposer un nouveau fichier dans ce dossier.
Modifier
Remplacer ou corriger ce qui s’y trouve.
Supprimer
Le retirer.
Copier
Le dupliquer ailleurs.
Déplacer
Le changer d’emplacement dans l’arborescence.
Compresser
Regrouper un dossier dans une archive unique.
Télécharger
Emporter une copie hors de continON.
Autorisation
Accorder l’un des huit autres droits à quelqu’un d’autre.
Chacun de ces neuf droits, accordé à
- Un posteLa fonction au sein d’une unité. Renvoie à la personne qui l’occupe actuellement, et survit donc aux changements de personnel.
- Un collaborateurUne personne nommément désignée, lorsque l’accès lui revient réellement à elle plutôt qu’à son poste.
- Un partenaireUne partie externe, tenue dans sa propre catégorie de comptes plutôt que dotée d’un poste interne.
- Tout le mondeTous les comptes de l’organisation – un choix délibéré, pas un réglage par défaut.
Il est consigné
Les actions effectuées sur un document sont inscrites dans un journal d’activité – ce qui a été fait, par qui et quand. C’est une piste d’audit des accès et des manipulations. Ce n’est pas un historique des versions, et cette page ne le présente pas comme tel.
Ce que l’on attend généralement d’un dépôt documentaire, et que celui-ci ne fait pas.
La gestion documentaire est le composant sur lequel les acheteurs font le plus de suppositions ; elles trouvent donc leur réponse ici plutôt que dans un entretien ultérieur.
- Un moteur de règles de conservation – continON ne fait ni expirer ni éliminer des documents selon un calendrier que vous configurez.
- Une certification de quelque nature que ce soit en gestion des documents d’activité ou en archivage.
- La signature électronique. Un document peut être produit et stocké ; continON ne le signe pas.
- Le contrôle de versions. Le dépôt tient un journal d’activité de ce qui a été fait sur un fichier ; ce n’est pas un historique des versions permettant de revenir en arrière.
- L’extraction de texte à partir de documents numérisés, ou toute lecture automatique du contenu d’un document.
- Une garantie d’immuabilité ou de détection des altérations pour les fichiers stockés.
Pourquoi cette page ne montre aucun écran Une capture d’écran du dépôt documentaire existe. Elle montre une arborescence de dossiers qui nomme de véritables organisations externes ainsi que le dossier privé d’une personne ; la publier reviendrait à placer des informations de tiers sur une page marketing et à suggérer des relations dont continON ne peut pas apporter la preuve ici. Elle est retenue jusqu’à ce que le même écran puisse être capturé sur des données de démonstration. Rien n’a été dessiné pour la remplacer.
Pourquoi une autorisation accordée à un poste survit à son titulaire
Accordez l’accès à un dossier à un poste, puis retirez-en la personne.
Sur un mandant anonymisé : classer un document, le rattacher à un enregistrement, accorder une partie des neuf droits à une fonction, puis observer ce qu’il advient de cet accès lorsque quelqu’un change de poste.