PlattformDokumente
Ein Dokument, das an nichts angehängt ist, ist bloss irgendwo eine Datei.
continON hat einen einzigen Dokumentendienst unter allen Anwendungen statt einer Dateifunktion in jeder einzelnen. Ein Dokument wird in einer Baumstruktur abgelegt, an den Datensatz angehängt, den es betrifft, und ist aus jedem Fachbereich erreichbar, der mit diesem Datensatz zu tun hat – deshalb ist der Vertrag noch da, wenn die Bestellung in einem anderen Teil der Organisation geöffnet wird.
Worum es auf dieser Seite geht Der Weg eines einzelnen Dokuments: woher es stammt, wozu es gehört, wer damit arbeiten darf und was festgehalten wurde. Alles Folgende ist dieser eine Weg, der Reihe nach.
Woher es stammt und wozu es gehört.
Es trifft ein
Jemand legt es ab
Eine Datei wird in einem Ordner des Baums abgelegt, übernimmt dessen Kategorie und wird – sofern sie zu einem gehört – an den Datensatz angehängt, den sie betrifft.
Ein Prozess erzeugt es
Ein Übergang in einem laufenden Prozess ermittelt eine Vorlage, führt die Daten zusammen, die ihre Abfrage liefert, und schreibt das Ergebnis als PDF in dieselbe Ablage. Die Erzeugung ist ein Schritt der Arbeit, kein nachträglicher Export.
Dokumenterzeugung
Beide landen in derselben Ablage. Für die von continON erzeugten gibt es keinen separaten Ort.
Es wird angehängt
Ein Dokument liegt in einem Ordner, und ein Ordner liegt in einer Baumstruktur mit einer Kategorie und – wo dieselbe Art Dokument wiederkehrt – einer Vorlage, die es vereinheitlicht. Unabhängig davon, wo es abgelegt ist, kann ein Dokument zu einem Datensatz gehören – einem Auftrag, einem Anstellungsdatensatz, einem Fall, einem Antrag –, und genau diese Verknüpfung lässt es mitwandern. Der Fachbereich, der den Datensatz öffnet, findet das Dokument, ohne dass es jemand irgendwohin geschickt hätte.
Über den Zugriff wird entschieden
Eine Berechtigung ist kein einzelner Schalter. Sie besteht aus neun benannten Rechten, von denen jedes einzeln erteilt oder verweigert wird – so kann jemand einen Ordner lesen und herunterladen dürfen, ohne ihn ändern, verschieben oder teilen zu können.
Lesen
Öffnen und ansehen.
Einfügen
Eine neue Datei in diesen Ordner legen.
Ändern
Vorhandenes ersetzen oder anpassen.
Löschen
Entfernen.
Kopieren
Anderswo duplizieren.
Verschieben
Innerhalb der Baumstruktur verschieben.
Komprimieren
Einen Ordner zu einem einzigen Archiv zusammenfassen.
Herunterladen
Eine Kopie aus continON herausnehmen.
Berechtigen
Eines der übrigen acht Rechte jemand anderem erteilen.
Jedes der neun Rechte, erteilt an
- Eine StelleDie Position in einer Einheit. Gilt für die Person, die sie aktuell innehat, und übersteht so personelle Wechsel.
- Eine mitarbeitende PersonEine namentlich bestimmte Person, wenn der Zugriff tatsächlich ihr zusteht und nicht ihrer Funktion.
- Ein PartnerEine externe Partei, in einer eigenen Kontokategorie geführt, statt eine interne Stelle zu erhalten.
- AlleJedes Konto in der Organisation – bewusst eingesetzt, nicht als Voreinstellung.
Es wird protokolliert
Vorgänge an einem Dokument werden in ein Aktivitätsprotokoll geschrieben – was getan wurde, von wem und wann. Das ist ein Prüfpfad für Zugriff und Bearbeitung. Eine Versionshistorie ist es nicht, und diese Seite stellt es auch nicht so dar.
Was man von einer Dokumentenablage gemeinhin erwartet – und was diese nicht tut.
Bei keiner Komponente wird beim Kauf so viel vorausgesetzt wie bei der Dokumentenverwaltung; deshalb werden diese Annahmen hier beantwortet, statt sie einem späteren Gespräch zu überlassen.
- Eine Engine für Aufbewahrungsrichtlinien – continON lässt Dokumente nicht nach einem von Ihnen konfigurierten Zeitplan verfallen und vernichtet sie auch nicht.
- Eine Zertifizierung für Schriftgutverwaltung oder Archivierung, gleich welcher Art.
- Elektronische Signatur. Ein Dokument kann erzeugt und abgelegt werden; das Signieren übernimmt continON nicht.
- Versionsverwaltung. Die Ablage führt ein Aktivitätsprotokoll darüber, was mit einer Datei geschehen ist; es ist keine Versionshistorie, über die Sie zu früheren Ständen zurückkehren können.
- Textextraktion aus Scans oder sonst ein automatisches Auslesen dessen, was ein Dokument enthält.
- Eine Garantie für Unveränderbarkeit oder Manipulationsnachweis bei abgelegten Dateien.
Warum diese Seite keine Bildschirmansicht zeigt Eine Aufnahme der Dokumentenablage existiert. Sie zeigt einen Ordnerbaum mit den Namen realer externer Organisationen und den privaten Ordner einer Person; eine Veröffentlichung würde also Informationen Dritter auf eine Marketingseite stellen und Beziehungen andeuten, die continON hier nicht belegen kann. Sie wird zurückgehalten, bis dieselbe Ansicht mit Demodaten aufgenommen werden kann. Als Ersatz wurde nichts gezeichnet.
Warum eine Berechtigung für eine Stelle die Person überdauert, die sie innehat
Erteilen Sie einer Stelle den Zugriff auf einen Ordner – und versetzen Sie dann die Person, die sie innehat.
Auf einem bereinigten Mandanten: ein Dokument ablegen, es an einen Datensatz anhängen, einer Position einen Teil der neun Rechte erteilen und beobachten, was mit diesem Zugriff geschieht, wenn jemand die Stelle wechselt.