Un documento que no está adjunto a nada es solo un archivo en algún lugar.
continON tiene un único servicio de documentos bajo todas las aplicaciones, en lugar de una función de archivos en cada una de ellas. Un documento se archiva en un árbol, se adjunta al registro al que se refiere y es accesible desde cualquier ámbito que tenga relación con ese registro – por eso el contrato sigue ahí cuando se abre el pedido de compra en otra parte de la organización.
De qué trata esta página El descenso de un documento: de dónde procede, a qué pertenece, quién puede actuar sobre él y qué se registró. Todo lo que sigue es esa línea, en orden.
De dónde procede, y a qué pertenece.
Llega
Alguien lo coloca ahí
Un archivo se archiva en una carpeta del árbol, hereda la categoría de esa carpeta y – cuando pertenece a uno – se adjunta al registro al que se refiere.
Lo produce un proceso
Una transición de un proceso en ejecución resuelve una plantilla, combina los datos que devuelve su consulta y escribe el resultado como PDF en el mismo almacén. La generación es un paso del trabajo, no una exportación posterior.
Generación de documentos
Ambos acaban en el mismo almacén. No hay un lugar aparte para los que ha producido continON.
Se adjunta
Un documento está en una carpeta, y una carpeta está en un árbol con una categoría y, cuando el mismo tipo de documento se repite, una plantilla que lo normaliza. Independientemente de dónde esté archivado, un documento puede pertenecer a un registro – un pedido, un registro laboral, un caso, una solicitud – y ese vínculo es lo que hace que viaje. El ámbito que abre el registro encuentra el documento, sin que nadie lo haya enviado a ninguna parte.
Se decide el acceso
Una autorización no es un único interruptor. Son nueve derechos con nombre, cada uno concedido o denegado individualmente – así es como alguien puede tener permiso para leer y descargar una carpeta sin poder modificarla, moverla ni compartirla.
Leer
Abrirlo y verlo.
Insertar
Poner un archivo nuevo en esta carpeta.
Actualizar
Sustituir o modificar lo que hay.
Eliminar
Quitarlo.
Copiar
Duplicarlo en otro lugar.
Mover
Cambiarlo de lugar en el árbol.
Comprimir
Agrupar una carpeta en un único archivo comprimido.
Descargar
Sacar una copia de continON.
Permiso
Conceder cualquiera de los otros ocho a otra persona.
Cualquiera de esos nueve, concedido a
- Un puestoEl cargo en una unidad. Se resuelve en quien lo ocupe en ese momento, por lo que sobrevive a la rotación de personal.
- Un empleadoUna persona concreta, cuando el acceso le corresponde realmente a ella y no a su empleo.
- Un socioUna parte externa, mantenida en su propia categoría de cuentas en lugar de recibir un puesto interno.
- TodosTodas las cuentas de la organización – se usa de forma deliberada, no como opción predeterminada.
Se registra
Las acciones sobre un documento se escriben en un registro de actividad – qué se hizo, quién lo hizo y cuándo. Es un registro de auditoría del acceso y la manipulación. No es un historial de versiones, y esta página no lo describe como tal.
Lo que se suele suponer que hace un almacén de documentos, y este no hace.
La gestión documental es el componente sobre el que los compradores hacen más suposiciones, por lo que aquí se responde a ellas en lugar de dejarlas para una conversación posterior.
- Un motor de políticas de conservación – continON no hace caducar ni elimina documentos según un calendario que usted configure.
- Ningún tipo de certificación de gestión de registros o de archivo.
- Firma electrónica. Un documento puede producirse y almacenarse; firmarlo no es algo que haga continON.
- Control de versiones. El almacén conserva un registro de actividad de lo que se hizo con un archivo; no es un historial de versiones al que se pueda volver atrás.
- Extracción de texto de documentos escaneados o cualquier lectura automática del contenido de un documento.
- Una garantía de inmutabilidad o de detección de manipulaciones sobre los archivos almacenados.
Conceda una carpeta a un puesto y después saque a la persona de él.
En un entorno anonimizado: archive un documento, adjúntelo a un registro, conceda una parte de los nueve derechos a un cargo y observe qué ocurre con ese acceso cuando alguien cambia de trabajo.