Buildersbuilder
Document Template Designer
¿Cómo dejamos de componer a mano pedidos, confirmaciones y cartas?
Redacte una plantilla de documento en un editor de tipo procesador de textos, con campos de combinación vinculados a una consulta guardada. Cuando un proceso llega al paso adecuado, la plantilla ejecuta su consulta con el contexto de esa solicitud y produce el PDF final.
Cómo funciona
Una plantilla contiene el diseño fijo del documento – encabezados, tablas, cláusulas fijas – más los campos de combinación: marcadores de posición asignados a los campos de una consulta guardada. La redacción se hace en un editor enriquecido de tipo procesador de textos, de modo que la confirmación de pedido o la carta oficial final se lee exactamente como debe.
La generación sigue siempre la misma secuencia. Un proceso en curso resuelve la plantilla por su nombre, ejecuta su consulta vinculada con los identificadores de solicitud, proceso y empleado del registro en cuestión, combina los campos devueltos en los marcadores de posición y exporta el resultado a PDF. Nadie copia el archivo del mes pasado; el documento se produce a partir del propio registro.
Producir un documento y controlarlo son tareas deliberadamente separadas. La plantilla y la secuencia pertenecen a los Builders; el archivo final se archiva en el repositorio documental controlado, donde el acceso a carpetas y archivos se concede por cargo, empleado o socio – de modo que quién puede leer el resultado nunca queda fijado en la plantilla que lo produjo.
La secuencia
4 pasosRedactar la plantilla
Maquete el documento y coloque campos de combinación donde corresponden los datos del registro.
Vincular la consulta
Asigne la plantilla a una consulta guardada que define exactamente qué campos puede combinar.
Generar en el proceso
Un paso del flujo de trabajo resuelve la plantilla por su nombre y ejecuta la consulta con el contexto propio del registro.
Exportar y archivar
El documento combinado se genera en PDF y se archiva con su registro en el repositorio documental controlado.
Conviene saber
- Campos de combinación con un origen definidoCada marcador de posición se asigna a un campo de una consulta vinculada – la plantilla no puede extraer datos discretamente de ningún otro sitio.
- Contexto del registro transmitido automáticamenteLos identificadores de solicitud, proceso y empleado del registro que lo desencadena parametrizan la consulta, de modo que siempre se combina la fila correcta.
- El PDF como resultadoCada generación produce el mismo diseño en PDF a partir del registro actual – un único resultado de referencia por registro, no un cajón de casi duplicados.
- Producido en el paso adecuadoLas plantillas se vinculan a estados del proceso, de modo que el documento aparece cuando el trabajo lo requiere y no cuando alguien se acuerda.
A qué afecta
- Process Builder
Una transición desencadena la generación, de modo que el documento es un paso del propio flujo de trabajo. - Query & Data Source Builder
La consulta vinculada define y limita los datos que combina una plantilla. - Gestión documental
Los PDF generados se archivan en el repositorio controlado, con permisos por cargo y socio. - Visión general de la capa documental
La vista a nivel de plataforma de cómo los documentos generados y cargados comparten un único repositorio.
Vea document template designer en funcionamiento en continON.
Una demostración guiada en un entorno de demostración anonimizado – esta funcionalidad dentro de su módulo, en la plataforma compartida.