Buildersbuilder
Document Template Designer
Come smettere di comporre a mano ordini, conferme e lettere?
Redigere un modello di documento in un editor in stile elaboratore di testi, con campi unione collegati a una query salvata. Quando un processo raggiunge il passaggio giusto, il modello esegue la sua query con il contesto di quella richiesta e produce il PDF finito.
Come funziona
Un modello contiene il layout fisso del documento – titoli, tabelle, clausole standard – oltre ai campi unione: segnaposto associati ai campi di una query salvata. La redazione avviene in un editor completo in stile elaboratore di testi, così la conferma d’ordine o la lettera ufficiale finita risulta esattamente come deve essere.
La generazione segue ogni volta la stessa pipeline. Un processo in esecuzione individua il modello per nome, esegue la query collegata con gli identificativi di richiesta, processo e collaboratore del record in questione, inserisce i campi restituiti nei segnaposto ed esporta il risultato in PDF. Nessuno copia il file del mese scorso; il documento viene prodotto a partire dal record stesso.
Produrre un documento e gestirne il controllo sono volutamente compiti separati. Il modello e la pipeline appartengono ai Builders; il file finito viene depositato nell’archivio documentale controllato, dove l’accesso a cartelle e file è concesso per posizione, collaboratore o partner – così chi può leggere il risultato non è mai fissato nel modello che lo ha prodotto.
La sequenza
4 passaggiRedigere il modello
Impaginare il documento e inserire i campi unione dove vanno i dati del record.
Collegare la query
Associare il modello a una query salvata che definisce esattamente quali campi può inserire.
Generare nel processo
Un passaggio del flusso di lavoro individua il modello per nome ed esegue la query con il contesto del record stesso.
Esportare e archiviare
Il documento compilato viene reso in PDF e depositato con il suo record nell’archivio documentale controllato.
Da sapere
- Campi unione con un’origine definitaOgni segnaposto corrisponde a un campo di una sola query collegata – il modello non può attingere dati di nascosto da altre parti.
- Contesto del record trasmesso automaticamenteGli identificativi di richiesta, processo e collaboratore del record che avvia la generazione parametrizzano la query, così viene inserita ogni volta la riga giusta.
- Il PDF come risultatoOgni generazione rende lo stesso layout in PDF a partire dal record attuale – un unico risultato autorevole per record, non un cassetto pieno di quasi-duplicati.
- Prodotto al passaggio giustoI modelli sono collegati agli stati del processo, così il documento compare quando il lavoro lo richiede e non quando qualcuno se ne ricorda.
Con cosa interagisce
- Process Builder
Una transizione avvia la generazione, così il documento è un passaggio del flusso di lavoro stesso. - Query & Data Source Builder
La query collegata definisce e limita i dati che un modello inserisce. - Gestione documentale
I PDF generati vengono depositati nell’archivio controllato, con autorizzazioni per posizione e partner. - Panoramica del livello documentale
La visione a livello di piattaforma di come i documenti generati e caricati condividono un unico archivio.
Vedere la funzionalità «document template designer» all’opera in continON.
Una dimostrazione guidata su un mandante dimostrativo anonimizzato – questa funzionalità all’interno del suo modulo, sulla piattaforma condivisa.