Gestione documentale

I documenti si disperdono perché ogni sistema conserva i propri: le risorse umane tengono i contratti, gli acquisti le carte dell’accettazione merci, e tutto il resto vive nelle caselle di posta e nelle unità condivise, dove ha accesso chi si ricorda il link. continON gestisce un unico servizio documentale sotto tutte le sue applicazioni, così un contratto di lavoro, un record di accettazione merci e una conferma d’acquisto generata vengono archiviati, protetti e ritrovati allo stesso modo.

L’elemento distintivo è l’accesso. Un’autorizzazione su una cartella o un file comprende nove diritti separati – lettura, inserimento, modifica, eliminazione, copia, spostamento, compressione, download e il diritto di concedere a propria volta autorizzazioni – ed è destinata a una posizione nell’organigramma, a un singolo collaboratore, a un partner o a tutti. Le autorizzazioni per posizione valgono per chi occupa il posto oggi, così l’accesso ai documenti sopravvive all’avvicendamento del personale senza un progetto di riordino.

L’archivio controlla i documenti; non li genera. I modelli che uniscono i dati di processo in PDF finiti appartengono ai Builders – il loro risultato viene archiviato qui, accanto a ciò che le persone caricano, con le stesse cartelle, le stesse autorizzazioni e lo stesso registro delle attività per file. Lo spazio di archiviazione stesso si trova nel livello database della piattaforma, non su condivisioni di rete improvvisate.