Gestion documentaire

Les documents s’éparpillent parce que chaque système garde les siens : les RH détiennent les contrats, les achats les documents d’acceptation, et tout le reste vit dans des boîtes de réception et des lecteurs partagés où l’accès revient à quiconque se souvient du lien. continON exploite un seul service documentaire sous toutes ses applications : un contrat de travail, un enregistrement d’acceptation des marchandises et une confirmation d’achat générée sont ainsi classés, sécurisés et retrouvés de la même manière.

L’accès est le point distinctif. Une autorisation sur un dossier ou un fichier comporte neuf droits distincts – lire, insérer, modifier, supprimer, copier, déplacer, compresser, télécharger, et le droit d’accorder à son tour des autorisations – et vise une fonction de l’organigramme, un collaborateur individuel, un partenaire ou tout le monde. Les autorisations par fonction s’appliquent à quiconque occupe le poste aujourd’hui : l’accès aux documents survit ainsi aux changements de personnel sans projet de nettoyage.

Le dépôt régit les documents ; il ne les génère pas. Les modèles qui fusionnent les données des processus en PDF finaux relèvent des Builders – leur résultat est classé ici, à côté de ce que les utilisateurs importent, sous les mêmes dossiers, les mêmes autorisations et le même journal d’activité par fichier. Le stockage lui-même se trouve dans la couche base de données de la plateforme, et non sur des partages réseau improvisés.