Gestion documentairedonnées
Opérations sur les fichiers
Que peut-on faire d’un fichier une fois qu’il est dans le dépôt – et est-ce tracé ?
Les fichiers du dépôt se traitent sur place : en importer un ou plusieurs, les renommer, les déplacer, les copier, les modifier et les supprimer – l’autorisation posée sur chaque dossier décidant qui peut faire quoi. Les dossiers se compressent en une seule archive pour la remise, et les documents s’exportent sans quitter le dépôt.
Référencé dans3 autres parties de continON
Fonctionnement
Chaque opération est une action soumise à autorisation, pas un accès ouvert à tous. Importer, renommer, déplacer, copier, modifier et supprimer relèvent chacun d’un droit distinct de l’autorisation qui couvre le fichier : permettre à une équipe de lire un dossier ne lui permet donc pas discrètement de le réorganiser. L’importation multifichier gère les cas groupés – toutes les pièces justificatives d’un audit en une seule action.
Sortir des documents est aussi contrôlé que les y déposer. Un ensemble de fichiers ou un dossier entier – sous-dossiers compris – se compresse en une seule archive à télécharger, et les documents s’exportent en PDF, les données tabulaires étant disponibles en CSV. Télécharger et compresser sont eux-mêmes des droits de l’autorisation.
Les actions laissent une trace. Le dépôt tient un journal par fichier qui consigne les actions effectuées sur le document avec l’utilisateur et l’heure, consultable depuis le fichier lui-même – le moment où un fichier a été ouvert, modifié ou déplacé est donc une réponse, pas un sujet de débat.
Ce qui est classé, et qui y accède
Opérations sur les fichiers
Importation groupée
Importer de nombreux fichiers en une seule action – justificatifs et documents d’un même lot arrivent ensemble.
Droits par action
Renommer, déplacer, copier, supprimer, télécharger et compresser sont autant d’actions qui s’accordent séparément.
Archiver un dossier en un seul téléchargement
Compresser des fichiers sélectionnés ou un dossier entier, sous-dossiers compris, en une seule archive.
Export PDF et CSV
Les documents sont rendus en PDF et les contenus tabulaires exportés en CSV depuis le dépôt.
Journal d’activité par fichier
Les actions effectuées sur un fichier sont consignées avec l’utilisateur et l’heure, et consultables par fichier.
Ce que cela touche
- Vue d’ensemble de la couche documentaire
Les mêmes opérations sont disponibles partout où le dépôt commun apparaît. - Document Template Designer
Les documents générés passent par le même pipeline PDF et arrivent dans le même dépôt. - Identité & accès
Ce qu’un utilisateur peut faire d’un fichier est déterminé par le même modèle d’autorisations par fonction.
Voir « opérations sur les fichiers » fonctionner dans continON.
Une démonstration guidée sur un mandant de démonstration anonymisé – cette fonctionnalité dans son module, sur la plateforme commune.