Dateioperationen

Was lässt sich mit einer Datei tun, sobald sie in der Ablage ist – und wird es protokolliert?

Dateien werden direkt in der Ablage bearbeitet: eine oder mehrere hochladen, umbenennen, verschieben, kopieren, aktualisieren und löschen – wobei die Berechtigung auf dem jeweiligen Ordner entscheidet, wer was darf. Ordner lassen sich für die Übergabe zu einem einzigen Archiv komprimieren, und Dokumente werden exportiert, ohne die Ablage zu verlassen.

Referenziert in3 weiteren Teilen von continON

So funktioniert es

Jede Operation ist eine berechtigte Aktion, kein Freibrief. Hochladen, Umbenennen, Verschieben, Kopieren, Aktualisieren und Löschen unterliegen je einem eigenen Recht in der Berechtigung, die die Datei abdeckt; wer einem Team erlaubt, einen Ordner zu lesen, erlaubt ihm also nicht stillschweigend, einen umzuorganisieren. Der Mehrfach-Upload deckt die Stapelfälle ab – die Nachweise für ein ganzes Audit in einer Aktion.

Dokumente herauszuholen ist ebenso kontrolliert, wie sie abzulegen. Mehrere Dateien oder ein ganzer Ordner – samt Unterordnern – werden zum Herunterladen in ein einziges Archiv komprimiert, und Dokumente werden als PDF exportiert, tabellarische Daten als CSV. Herunterladen und Komprimieren sind selbst Rechte in der Berechtigung.

Aktionen hinterlassen eine Spur. Die Ablage führt pro Datei ein Protokoll, das Aktionen am Dokument mit Person und Zeitpunkt festhält und direkt an der Datei lesbar ist – wann eine Datei geöffnet, geändert oder verschoben wurde, ist damit eine Antwort und keine Streitfrage.

Was abgelegt wird und wer darauf zugreift

Dateioperationen

Mehrfach-Upload
Viele Dateien in einer Aktion hochladen – Nachweise und Unterlagen kommen gesammelt an.
Rechte pro Aktion
Umbenennen, Verschieben, Kopieren, Löschen, Herunterladen und Komprimieren sind jeweils einzeln erteilbare Aktionen.
Einen Ordner als einzelnen Download archivieren
Ausgewählte Dateien oder einen ganzen Ordner samt Unterordnern zu einem einzigen Archiv komprimieren.
PDF- und CSV-Export
Dokumente werden als PDF ausgegeben und tabellarische Inhalte als CSV exportiert – direkt aus der Ablage.
Aktivitätsprotokoll pro Datei
Aktionen an einer Datei werden mit Person und Zeitpunkt erfasst und sind pro Datei lesbar.

Womit das zusammenhängt

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Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – diese Funktion in ihrem Modul, auf der gemeinsamen Plattform.

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