DokumentenverwaltungDaten
Berechtigungen & Teilen
Wer kann jeden Ordner und jede Datei sehen, ändern oder teilen – und wie bleibt das aktuell?
Jeder Ordner und jede Datei trägt Berechtigungen mit neun getrennten Rechten: Lesen, Einfügen, Aktualisieren, Löschen, Kopieren, Verschieben, Komprimieren, Herunterladen und Berechtigen. Eine Berechtigung gilt für eine Position im Organigramm, eine einzelne mitarbeitende Person, einen Partner oder alle – und Berechtigungen für Positionen werden auf die Person aufgelöst, die die Stelle jetzt innehat.
Wo die Kontrolle liegt
Ausserhalb der Organisation
Neun Rechte pro Berechtigung
Lesen, Einfügen, Aktualisieren, Löschen, Kopieren, Verschieben, Komprimieren, Herunterladen und Berechtigen – in jeder Berechtigung einzeln festgelegt.
Stellen, Personen, Partner oder alle
Die Ziele von Berechtigungen entsprechen der Art, wie Organisationen tatsächlich teilen: nach Rolle, als Ausnahme, extern oder organisationsweit.
Der Zugriff folgt der Stelle
Berechtigungen für Positionen werden auf die aktuellen Stelleninhaberinnen und -inhaber aufgelöst, sodass Rollenwechsel den Dokumentenzugriff automatisch anpassen.
Delegierte Verwaltung
Mit dem Recht Berechtigen verwaltet ein Team seinen eigenen Zweig, ohne plattformweite Befugnisse zu benötigen.
Keine anonymen Links
Externes Teilen erfolgt über Berechtigungen für Partner – ausdrücklich, auf Rechte begrenzt und überprüfbar.
InnerhalbDer Datensatz in Dokumente
So funktioniert es
Das Berechtigungsmodell ist bewusst feingliedrig. Statt eines einfachen Schalters Lesen/Schreiben legt jede Berechtigung neun Rechte unabhängig voneinander fest – ein Partner darf vielleicht herunterladen, aber nie verschieben; Sachbearbeitende dürfen vielleicht einfügen, aber nie löschen. Das neunte Recht, Berechtigen, delegiert die Verwaltung eines Zweigs an das Team, dem er gehört, ohne die ganze Ablage aus der Hand zu geben.
Berechtigungen richten sich nach den realen Strukturen der Organisation. Eine Berechtigung für eine Position in einer Einheit folgt der Stelle: Wer die Position innehat, erbt die dazugehörigen Ordner- und Dateirechte, und der Zugriff endet, wenn die Person sie verlässt – aufgelöst gegen die aktuellen Stelleninhaberinnen und -inhaber, ohne Aufräumticket. Berechtigungen für Mitarbeitende decken individuelle Ausnahmen ab, und der Zugriff lässt sich nach Einheit, nach Position oder nach Person überprüfen.
Teilen ist eine Berechtigung, kein Link. Berechtigungen für Partner machen Dateien für externe Partner zugänglich, unter genau demselben Rechtemodell, und eine Berechtigung für alle veröffentlicht bewusst innerhalb der Organisation. Es gibt keine anonymen Links, die nach aussen gelangen könnten – jeder Zugang ist eine ausdrückliche, überprüfbare Berechtigung.
Womit das zusammenhängt
- Identität & Zugriff
Dokumentrechte sind eine Anwendung des plattformweiten, positionsbasierten Zugriffsmodells. - Organisation & Positionen
Berechtigungen werden anhand von Stellen und Einheiten im Organigramm aufgelöst. - Systemadministration
Dasselbe Modell aus Positionen und Gruppen steuert den Zugriff auf Anwendungen. - Partnerportal
Über Berechtigungen für Partner erreichen Dokumente externe Partner kontrolliert.
Berechtigungen & Teilen in continON im Einsatz sehen.
Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – diese Funktion in ihrem Modul, auf der gemeinsamen Plattform.