DokumentenverwaltungDaten
Anhänge & Datensätze
Wie bleiben Dokumente an den Anträgen und Datensätzen, zu denen sie gehören?
Ein Dokument steht selten für sich – es belegt einen Antrag, einen Personaldatensatz oder einen Auftrag. Dateien werden direkt zu diesen Datensätzen und zu laufenden Prozessinstanzen hochgeladen, sodass die Unterlagen im Datensatz sind, wenn eine freigebende Person ihn öffnet, und auch Jahre später noch dort.
Referenziert in4 weiteren Teilen von continON
So funktioniert es
Das Anhängen ist Teil der Arbeitsbildschirme, keine separate Ablagearbeit. Dateien – bei Bedarf mehrere auf einmal – werden zu einer laufenden Prozessinstanz, einem Antrag oder einem Personaldatensatz hochgeladen, landen in der gemeinsamen Ablage und werden vom Datensatz referenziert, den sie dokumentieren.
Während ein Antrag Status um Status fortschreitet, begleiten ihn seine Anhänge: Die freigebende Person öffnet auf jeder Stufe die Nachweise direkt aus dem Antrag, statt ein Laufwerk zu durchsuchen. Dokumente, die während des Prozesses aus Vorlagen erzeugt werden, kommen zum selben Datensatz, sodass hochgeladene Nachweise und erzeugte Ergebnisse nebeneinander liegen.
Weil die Ablage ein einziger gemeinsamer Dienst ist, erscheint dieselbe Datei in jeder Anwendung, die auf den Datensatz verweist – es gibt keine Kopie pro App, die veralten könnte, und die Berechtigung auf der Datei gilt überall, wo sie erscheint, gleich.
Was abgelegt wird und wer darauf zugreift
Anhänge & Datensätze
Zum Datensatz hochladen
Dateien werden an Anträge, Prozessinstanzen und Personaldatensätze angehängt, direkt aus den Bildschirmen, in denen die Arbeit stattfindet.
Anhänge begleiten die Freigaben
Jede Stufe eines laufenden Antrags öffnet dieselben angehängten Nachweise – kein erneutes Senden, kein erneutes Suchen.
Erzeugte Ergebnisse kommen zum Datensatz
Aus Vorlagen erzeugte PDFs werden im selben Datensatz abgelegt wie die hochgeladenen Dateien, die sie begründet haben.
Eine Datei, überall referenziert
Das Dokument eines Datensatzes ist in jeder Anwendung dieselbe gespeicherte Datei – nie eine Kopie.
Womit das zusammenhängt
- Process Builder
Anträge führen ihre Anhänge durch jeden Status des Workflows mit. - Document Template Designer
Ein Übergang kann ein Dokument direkt im Datensatz erzeugen. - Personalmanagement
Personaldateien werden an den Anstellungsdatensatz angehängt, den sie dokumentieren. - My continON
Mitarbeitende laden Dokumente im Self-Service zu ihren eigenen Anträgen hoch.
Anhänge & Datensätze in continON im Einsatz sehen.
Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – diese Funktion in ihrem Modul, auf der gemeinsamen Plattform.