BuildersBuilder
Document Template Designer
Wie hören wir auf, Aufträge, Bestätigungen und Briefe von Hand zusammenzustellen?
Erstellen Sie eine Dokumentvorlage in einem Editor im Stil einer Textverarbeitung, mit Seriendruckfeldern, die an eine gespeicherte Abfrage gebunden sind. Erreicht ein Prozess den richtigen Schritt, führt die Vorlage ihre Abfrage mit dem Kontext dieses Antrags aus und erzeugt das fertige PDF.
So funktioniert es
Eine Vorlage enthält das feste Layout des Dokuments – Überschriften, Tabellen, Standardklauseln – sowie Seriendruckfelder: Platzhalter, die den Feldern einer gespeicherten Abfrage zugeordnet sind. Erstellt wird sie in einem umfangreichen Editor im Stil einer Textverarbeitung, sodass die fertige Auftragsbestätigung oder der offizielle Brief sich genau so liest, wie es sein soll.
Die Erzeugung folgt jedes Mal derselben Pipeline. Ein laufender Prozess ermittelt die Vorlage über ihren Namen, führt die gebundene Abfrage mit den Antrags-, Prozess- und Mitarbeitenden-IDs des vorliegenden Datensatzes aus, fügt die zurückgegebenen Felder in die Platzhalter ein und exportiert das Ergebnis als PDF. Niemand kopiert die Datei vom letzten Monat; das Dokument entsteht aus dem Datensatz selbst.
Ein Dokument zu erzeugen und es zu kontrollieren sind bewusst getrennte Aufgaben. Vorlage und Pipeline gehören zu den Builders; die fertige Datei wird in der kontrollierten Dokumentenablage abgelegt, wo der Zugriff auf Ordner und Dateien nach Position, mitarbeitender Person oder Partner erteilt wird – wer das Ergebnis lesen darf, ist also nie in der Vorlage festgeschrieben, die es erzeugt hat.
Der Ablauf
4 SchritteDie Vorlage erstellen
Das Dokument gestalten und Seriendruckfelder dort platzieren, wo Daten aus dem Datensatz hingehören.
Die Abfrage binden
Die Vorlage einer gespeicherten Abfrage zuordnen, die genau festlegt, welche Felder sie einfügen darf.
Im Prozess erzeugen
Ein Workflow-Schritt ermittelt die Vorlage über ihren Namen und führt die Abfrage mit dem eigenen Kontext des Datensatzes aus.
Exportieren und ablegen
Das zusammengeführte Dokument wird als PDF ausgegeben und zusammen mit seinem Datensatz in der kontrollierten Dokumentenablage abgelegt.
Gut zu wissen
- Seriendruckfelder mit definierter QuelleJeder Platzhalter ist einem Feld einer gebundenen Abfrage zugeordnet – die Vorlage kann nicht unbemerkt Daten von anderswo beziehen.
- Datensatzkontext automatisch übergebenDie Antrags-, Prozess- und Mitarbeitenden-IDs des auslösenden Datensatzes parametrisieren die Abfrage, sodass jedes Mal die richtige Zeile eingefügt wird.
- PDF als ErgebnisJede Erzeugung gibt dasselbe Layout aus dem aktuellen Datensatz als PDF aus – ein verbindliches Ergebnis pro Datensatz, keine Schublade voller Beinahe-Duplikate.
- Im richtigen Schritt erzeugtVorlagen werden an Prozessstatus gebunden, sodass das Dokument erscheint, wenn die Arbeit es verlangt, und nicht, wenn jemand daran denkt.
Womit das zusammenhängt
- Process Builder
Ein Übergang löst die Erzeugung aus, sodass das Dokument ein Schritt des Workflows selbst ist. - Query & Data Source Builder
Die gebundene Abfrage legt fest und begrenzt, welche Daten eine Vorlage einfügt. - Dokumentenverwaltung
Erzeugte PDFs werden in der kontrollierten Ablage abgelegt, mit Berechtigungen nach Position und Partner. - Dokumentenschicht im Überblick
Die Sicht auf Plattformebene darauf, wie erzeugte und hochgeladene Dokumente eine gemeinsame Ablage nutzen.
Document Template Designer in continON im Einsatz sehen.
Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – diese Funktion in ihrem Modul, auf der gemeinsamen Plattform.