LösungenVon der Beschaffung zum Bestand
Ein Einkaufsdatensatz – vom Bedarf vor Ort bis zum Konto, auf dem er landet.
Ein Bedarf wird gemeldet, freigegeben, bestellt, unvollständig geliefert, als Einkauf erfasst, in einem Sektor eingelagert und auf das Vorratskonto gebucht. Fünf Teile der Organisation haben damit zu tun. Niemand erfasst ihn zweimal, und die Fehlmenge, die an der Laderampe entstand, steht noch im Datensatz, wenn die Finanzabteilung ihn liest.
Was der Datensatz aufnimmt, Station für Station
Ein Bedarf mit Zuständigkeit
Der Antrag beginnt innerhalb der Organisation.
Eine Lagerleitung meldet einen Bedarf: was, wie viel und warum. Die freigebende Stelle erfasst einen Entscheid und eine freigegebene Menge pro Position, und Positionen, die das Lager bereits hat, reservieren vorhandenen Bestand, statt eingekauft zu werden.
- Der Datensatz erhält
- Erfasst vonLagerleitung · Logistik
- Verantwortlich
- Die antragstellende Person, mit schriftlicher Begründung
- Status, mit dem er weitergeht
- Erfasst
Abgewickelt durchBestellanforderungen & Freigaben
im Modul Einkauf & Beschaffung Verpflichtung
Der freigegebene Bedarf wird zur Bestellung bei einem Lieferanten.
Freigegebene Positionen, die das Lager nicht decken kann, werden zu Bestellpositionen bei einem Lieferanten, und jede Bestellposition behält einen Verweis auf die Anforderungsposition, die sie erfüllt – so bleibt der Grund, warum Geld gebunden wird, an der Verpflichtung selbst hängen.
- Der Datensatz erhält
- Bestellt beiLieferant · 40 Stück
- Verantwortlich
- Die Bestellung, gestützt auf den freigegebenen Antrag
- Status, mit dem er weitergeht
- Bestellt
Abgewickelt durchBestellungen
im Modul Einkauf & Beschaffung Weiterhin mitgeführtErfasst von · Lagerleitung · Logistik
Physische Realität
Erfasst wird, was angekommen ist, nicht, was bestellt wurde.
Die Lieferung wird Zeile für Zeile angenommen. Vierzig wurden bestellt und achtunddreissig sind angekommen, also steht im Datensatz achtunddreissig, und die Fehlmenge bleibt erhalten. Nichts wird aufgerundet, damit Bestellung und Lieferung übereinstimmen.
- Der Datensatz erhält
- Angenommen38 von 40 · 2 fehlen
- Verantwortlich
- Der Wareneingang, gestützt auf die Bestellung
- Status, mit dem er weitergeht
- Empfangen
Abgewickelt durchWarenannahme & Wareneingang
im Modul Einkauf & Beschaffung Weiterhin mitgeführtErfasst von · Lagerleitung · LogistikBestellt bei · Lieferant · 40 Stück
Zwei Einheiten zu wenig. Die Lücke bleibt im Datensatz, statt wegkorrigiert zu werden.
Kaufmännischer Datensatz
Der Einkauf wird aus dem Angenommenen erfasst.
Der Einkauf baut auf der Bestellung auf und übernimmt seine Mengen aus der Annahme – achtunddreissig, nicht vierzig. Er trägt die kaufmännische Seite des Einkaufs: Währung und Wechselkurs, Zahlungsbedingungen, Zolldaten und Fracht. Erst sein Erfassen bringt die Waren an Lager und bucht sie ins Hauptbuch.
- Der Datensatz erhält
- Erfasst alsEinkauf · 38 Stück
- Verantwortlich
- Der Einkauf, gegen die Bestellung und ihre Annahme
- Status, mit dem er weitergeht
- Eingekauft
Abgewickelt durchBestellungen
im Modul Einkauf & Beschaffung Weiterhin mitgeführtErfasst von · Lagerleitung · LogistikBestellt bei · Lieferant · 40 StückAngenommen · 38 von 40 · 2 fehlen
Gegenüber der Bestellung weiterhin 2 zu wenig – auch hier sichtbar.
Standort
Die Ware erhält einen physischen Platz in einem Lager.
Achtunddreissig Einheiten landen in einem benannten Lager und Sektor – mit der Fläche, Kapazität, Temperatur und Luftfeuchtigkeit, die dieser Sektor tatsächlich meldet. Bestand ist ein Ort in einem Gebäude, keine Zahl in einer Spalte.
- Der Datensatz erhält
- Eingelagert inZentral · Sektor B
- Verantwortlich
- Das Lager, in dem sie liegt
- Status, mit dem er weitergeht
- An Lager
Abgewickelt durchBestandsjournal & Bestandstransparenz
im Modul Lagerverwaltung Weiterhin mitgeführtErfasst von · Lagerleitung · LogistikBestellt bei · Lieferant · 40 StückAngenommen · 38 von 40 · 2 fehlenErfasst als · Einkauf · 38 Stück
Gegenüber der Bestellung weiterhin 2 zu wenig – auch hier sichtbar.
Das Lager, in dem die Ware gelandet ist – Abschnitte mit Fläche, Kapazität, Temperatur und Luftfeuchtigkeit. Finanzielle Wirkung
Der Einkauf gelangt von selbst ins Hauptbuch.
Mit dem Erfassen des Einkaufs wird er gebucht. Der Wert dessen, was tatsächlich angekommen ist, landet auf dem Vorratskonto, und die Hauptbuchzeile lässt sich bis zum Einkauf, zur Bestellung und zum auslösenden Antrag zurückverfolgen.
- Der Datensatz erhält
- Gebucht auf1200 · Vorräte
- Verantwortlich
- Die Buchung, rückverfolgbar bis zum Einkauf
- Status, mit dem er weitergeht
- Gebucht
Abgewickelt durchAutomatische Buchung aus dem Betrieb
im Modul Finanzen & RechnungswesenHauptbuch im Modul Finanzen & Rechnungswesen Weiterhin mitgeführtErfasst von · Lagerleitung · LogistikBestellt bei · Lieferant · 40 StückAngenommen · 38 von 40 · 2 fehlenErfasst als · Einkauf · 38 StückEingelagert in · Zentral · Sektor B
Gegenüber der Bestellung weiterhin 2 zu wenig – auch hier sichtbar.
Das Hauptbuch, in das die Bewegung gebucht wurde – Konten, Salden und Herkunft der Zeilen.
Die Teile von continON, die ihn getragen haben
- ErfasstEin Bedarf mit ZuständigkeitBestellanforderungen & Freigaben
- BestelltVerpflichtungBestellungen
- EmpfangenPhysische RealitätWarenannahme & Wareneingang
- EingekauftKaufmännischer DatensatzBestellungen
- An LagerStandortBestandsjournal & Bestandstransparenz
- GebuchtFinanzielle WirkungAutomatische Buchung aus dem BetriebHauptbuch
Spielen Sie das an Ihrem eigenen Einkaufsprozess durch.
Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – eine Bestellanforderung wird erfasst, bestellt, mit Fehlmenge empfangen, eingekauft, eingelagert und gebucht, in einem einzigen Datensatz.