Gestion documentairedonnées
Autorisations & partage
Qui peut voir, modifier ou partager chaque dossier et chaque fichier – et comment cela reste-t-il à jour ?
Chaque dossier et chaque fichier porte des autorisations à neuf droits distincts : lire, insérer, modifier, supprimer, copier, déplacer, compresser, télécharger et accorder des autorisations. Une autorisation vise une fonction de l’organigramme, un collaborateur individuel, un partenaire ou tout le monde – et les autorisations par fonction s’appliquent à quiconque occupe le poste à ce moment-là.
Où se situe le contrôle
À l’extérieur de l’organisation
Neuf droits par autorisation
Lire, insérer, modifier, supprimer, copier, déplacer, compresser, télécharger et accorder des autorisations – définis indépendamment dans chaque autorisation.
Postes, personnes, partenaires ou tout le monde
Les destinataires des autorisations correspondent à la manière dont les organisations partagent réellement : par rôle, par exception, à l’externe ou à l’échelle de l’organisation.
L’accès suit le poste
Les autorisations par fonction s’appliquent aux titulaires actuels : un changement de rôle met donc automatiquement à jour l’accès aux documents.
Administration déléguée
Le droit « accorder des autorisations » permet à une équipe de gérer sa propre branche sans pouvoirs sur l’ensemble de la plateforme.
Aucun lien anonyme
Le partage externe passe par des autorisations par partenaire – explicites, délimitées par des droits et vérifiables.
À l’intérieurL’enregistrement dans le module Documents
Fonctionnement
Le modèle d’autorisations est délibérément fin. Au lieu d’un simple interrupteur lecture/écriture, chaque autorisation définit neuf droits indépendamment – un partenaire peut télécharger sans jamais déplacer ; un collaborateur administratif peut insérer sans jamais supprimer. Le neuvième droit, « accorder des autorisations », délègue l’administration d’une branche à l’équipe qui en est responsable, sans lui confier tout le dépôt.
Les autorisations visent les structures réelles de l’organisation. Une autorisation sur une fonction au sein d’une unité suit le poste : quiconque occupe la fonction hérite des droits sur les dossiers et les fichiers qui l’accompagnent, et l’accès prend fin lorsqu’il la quitte – le tout déterminé d’après les titulaires actuels, sans ticket de nettoyage. Les autorisations par collaborateur couvrent les exceptions individuelles, et les accès peuvent être examinés par unité, par fonction ou par personne.
Partager, c’est accorder une autorisation, pas envoyer un lien. Les autorisations par partenaire mettent des fichiers à la disposition de partenaires externes selon exactement le même modèle de droits, et une autorisation « tout le monde » publie délibérément au sein de l’organisation. Il n’existe aucun lien de partage anonyme susceptible de fuiter – chaque mise à disposition est une autorisation explicite et vérifiable.
Ce que cela touche
- Identité & accès
Les droits sur les documents sont une application du modèle d’accès par fonction, commun à toute la plateforme. - Organisation & fonctions
Les autorisations se rapportent aux postes et aux unités de l’organigramme. - Administration système
Le même modèle de fonctions et de groupes régit l’accès aux applications. - Portail partenaires
C’est par les autorisations par partenaire que les documents parviennent, sous contrôle, aux partenaires externes.
Voir « autorisations & partage » fonctionner dans continON.
Une démonstration guidée sur un mandant de démonstration anonymisé – cette fonctionnalité dans son module, sur la plateforme commune.