Plataforma y configuración
Gestión documental
Cada aplicación de continON archiva sus documentos en un único almacén compartido – no en carpetas por aplicación, no en adjuntos de correo electrónico. Los archivos se organizan en un árbol de carpetas, con permisos por cargo, empleado o socio y nueve derechos distintos por autorización, y permanecen adjuntos a los pedidos, empleados y solicitudes que documentan.
El modelo operativo
Los documentos se dispersan porque cada sistema guarda los suyos: RR. HH. conserva los contratos, compras conserva la documentación de aceptación y todo lo demás vive en bandejas de entrada y unidades compartidas, donde el acceso depende de quién recuerde el enlace. continON ejecuta un único servicio de documentos bajo todas sus aplicaciones, de modo que un contrato laboral, un registro de aceptación de mercancías y una confirmación de compra generada se archivan, se protegen y se recuperan de la misma manera.
El acceso es la parte distintiva. Una autorización sobre una carpeta o un archivo lleva nueve derechos separados – leer, insertar, actualizar, eliminar, copiar, mover, comprimir, descargar y el derecho a conceder permisos a otros – y se dirige a un cargo del organigrama, a un empleado concreto, a un socio o a todos. Las autorizaciones por cargo se resuelven en quien ocupe el puesto hoy, de modo que el acceso a los documentos sobrevive a la rotación sin un proyecto de limpieza.
El almacén controla los documentos; no los genera. Las plantillas que combinan datos de procesos en PDF terminados pertenecen a los Builders – su resultado se archiva aquí, junto a lo que suben las personas, en las mismas carpetas, con las mismas autorizaciones y el mismo registro de actividad por archivo. El almacenamiento en sí se encuentra dentro de la capa de base de datos de la plataforma, no en recursos compartidos de red improvisados.
El objeto
El documento
- Carpeta y clasificación
- Versión
- Acceso basado en cargos
- Usado en procesos
Accesible solo para los cargos a los que se ha concedido
Captura
Se sube un archivo – o lo genera a partir de una plantilla un proceso en ejecución – y llega al almacén.
Archivo
Se coloca en el árbol de carpetas, se clasifica y, cuando documenta un registro, se adjunta a él.
Permiso
Las autorizaciones se conceden a cargos, empleados, socios o a todos – nueve derechos separados por autorización.
Trabajo
El archivo acompaña a su solicitud a lo largo de las aprobaciones; los operadores lo abren desde el registro dondequiera que trabajen.
Entregar
Exportar a PDF, descargar o comprimir una carpeta en un único archivo comprimido para su entrega.
Auditoría
El registro por archivo anota las acciones realizadas sobre el documento – quién y cuándo.
Todo lo que incluye Documentos
4 funcionalidades
- Repositorio y carpetas
¿Cómo se organizan los documentos para que las personas los encuentren por la estructura y no de memoria? - Operaciones con archivos
¿Qué se puede hacer con un archivo una vez que está en el almacén – y queda registrado? - Permisos y uso compartido
¿Quién puede ver, modificar o compartir cada carpeta y archivo – y cómo se mantiene al día? - Adjuntos y registros
¿Cómo permanecen los documentos adjuntos a las solicitudes y los registros a los que pertenecen?
Conectado mediante un único modelo operativo
Documentos no funciona de forma aislada.
Los registros cruzan las fronteras entre módulos sin volver a introducirse – estas son las relaciones que continON mantiene realmente.
- Builders
Los PDF generados se archivan en el mismo árbol que los archivos subidos. - Administración del sistema
Las categorías de documentos se resuelven a partir de la taxonomía compartida de listas de valores. - Gestión del capital humano
Los archivos del empleado se adjuntan al registro laboral que documentan. - My continON
Las personas suben documentos a sus propias solicitudes desde el autoservicio.
Vea Documentos aplicado a sus propias operaciones.
Una demostración guiada en un entorno de demostración anonimizado – este módulo, la plataforma compartida y un flujo de trabajo conectado de principio a fin.