Archivio e cartelle

Le cartelle si annidano fino alla profondità di cui l’organizzazione ha bisogno, e l’albero si naviga come un albero – con un filtro per nome per restringere un ramo esteso – anziché come una casella di ricerca piatta sul caos. La piattaforma crea cartelle predefinite per le sue aree standard, i team aggiungono una propria struttura condivisa e ogni utente dispone di uno spazio di cartelle personale.

I file portano con sé i propri metadati fin dal momento del caricamento: tipo, dimensione e, se pertinenti, dimensioni dell’immagine, oltre alla categoria in cui sono archiviati – categorie tratte dalla tassonomia condivisa degli elenchi di valori della piattaforma, così la classificazione dei documenti corrisponde al resto dei dati di riferimento dell’organizzazione.

I documenti ricorrenti partono da una base approvata. I documenti standard vengono salvati come modelli e organizzati in categorie di modelli, così la lettera o il formulario che un team prende in mano è la versione approvata, non la vecchia copia più a portata di mano. Lo spazio di archiviazione stesso si trova nel livello database della piattaforma anziché su condivisioni di rete esposte.