Acquisti e approvvigionamento

Il ciclo di vita degli acquisti è una catena di record collegati. Le righe di richiesta riportano una motivazione scritta e una decisione di approvazione con una quantità approvata; le righe d’ordine fanno riferimento alle righe di richiesta che evadono; le righe di accettazione fanno riferimento alle righe d’ordine che ricevono; e le righe del registro di magazzino fanno riferimento alle righe di fornitura da cui derivano. È questa catena a rendere l’approvvigionamento verificabile – ogni quantità a scaffale risale a chi l’ha richiesta e a chi l’ha approvata.

Attorno alla catena si colloca la realtà commerciale degli acquisti. I fornitori risiedono nello stesso record partner dei clienti, con punteggi di valutazione, condizioni di acconto e conti in più valute. Le offerte vengono scambiate con i fornitori tramite il portale partner, e l’editor delle offerte propone righe tratte dagli articoli prossimi alla scadenza e dai suoi articoli più acquistati. Gli ordini d’acquisto riportano valuta e tasso di cambio, dati doganali per le importazioni, condizioni di pagamento e spese di trasporto, mentre i contratti d’acquisto bloccano i prezzi e consentono agli ordini di richiamo di scalare la quantità contrattuale residua.

La ricezione avviene a livello di riga: le quantità parziali vengono registrate come tali, i documenti di consegna vengono allegati al record di accettazione, che si chiude con un pannello del visto. Da lì la merce viene gestita nel modulo Gestione del magazzino, con collocazione per magazzino e settore, e la traccia finanziaria prosegue nei record di contabilità generale del modulo Finanza e contabilità.