Achats & approvisionnement

Le cycle d’achat est une chaîne d’enregistrements liés. Les lignes de demande portent une justification écrite et une décision de validation avec une quantité validée ; les lignes de commande se réfèrent aux lignes de demande qu’elles satisfont ; les lignes d’acceptation se réfèrent aux lignes de commande qu’elles réceptionnent ; et les lignes du journal des stocks se réfèrent aux lignes d’approvisionnement dont elles proviennent. C’est cette chaîne qui rend les achats auditables – toute quantité en rayon remonte à la personne qui l’a demandée et à celle qui l’a validée.

Autour de cette chaîne s’articule la réalité commerciale des achats. Les fournisseurs figurent dans le même enregistrement partenaire que les clients, avec notes d’évaluation, conditions d’acompte et comptes multidevises. Les offres sont échangées avec les fournisseurs via le portail partenaires, et le générateur d’offres propose des lignes à partir des articles proches de leur date de péremption et de vos articles les plus achetés. Les commandes d’achat portent la devise et le taux de change, les données douanières pour les importations, les conditions de paiement et les frais de transport, tandis que les contrats d’achat figent les prix et permettent aux commandes sur appel de consommer la quantité contractuelle restante.

La réception se fait ligne par ligne : les quantités partielles sont enregistrées comme telles, les documents de livraison sont joints à l’enregistrement d’acceptation, et un panneau de visa le clôture. Les marchandises relèvent ensuite de la Gestion d’entrepôt, affectées à un entrepôt et à un secteur, et la trace financière se poursuit dans les enregistrements du grand livre de Finances & comptabilité.