Achats & approvisionnementcycle de vie
Demandes d’achat & validations
Comment les équipes demandent-elles du matériel et font-elles valider leurs achats ?
Une demande d’achat consigne qui demande, quoi et pourquoi – ligne par ligne, avec une justification écrite. Chaque ligne porte une décision de validation et une quantité validée, et les lignes déjà en rayon peuvent réserver le stock existant au lieu de déclencher un achat.
La séquence
4 étapesSaisir
Le demandeur crée la demande avec des lignes de détail et une justification écrite.
Vérifier le stock
Chaque ligne indique si l’article est déjà disponible ; les lignes disponibles réservent le stock existant.
Valider
La décision de validation est enregistrée avec une quantité validée par ligne.
Commander
La quantité restant à acheter devient des lignes de commande qui se réfèrent aux lignes de demande.
Fonctionnement
Une demande est un enregistrement comportant un demandeur, une justification et des lignes de détail qui indiquent l’article et la quantité nécessaires. Le valideur enregistre une décision par demande ainsi qu’une quantité validée sur chaque ligne, et la quantité validée peut différer de celle demandée – l’enregistrement conserve les deux.
Avant tout achat, chaque ligne indique si l’article est déjà en stock. Les lignes en stock créent une réservation sur le stock actuel, et seule la quantité restant à acheter passe à la commande. Ce contrôle du stock est intégré à l’enregistrement de la demande lui-même ; ce n’est pas une vérification séparée que quelqu’un pourrait oublier.
Les lignes validées alimentent des lignes de commande, et chaque ligne de commande conserve une référence à la ligne de demande qu’elle satisfait. Lorsque les marchandises sont finalement acceptées et entrent dans le journal des stocks, tout le chemin jusqu’à la demande initiale est conservé sous forme de références entre enregistrements.
Bon à savoir
- Quantités validées par ligneLa quantité validée est enregistrée par ligne et peut différer de la quantité demandée – les deux restent dans l’enregistrement.
- Des demandes qui tiennent compte du stockChaque ligne indique si l’article est en stock ; les lignes en stock réservent le stock existant au lieu de générer un achat.
- Justification écriteLa justification est un champ de l’enregistrement de la demande : le motif de la dépense fait donc partie de la piste d’audit.
- Traçable jusque dans les commandesLes lignes de commande se réfèrent aux lignes de demande qu’elles satisfont, ce qui préserve le chemin de la demande à la réception.
Ce que cela touche
- Commandes d’achat
Les lignes de demande validées deviennent des lignes de commande qui s’y réfèrent. - Journal des stocks & visibilité
Les lignes de demande en stock créent des réservations dans le journal des stocks. - Acceptation des marchandises
Les livraisons sont acceptées par rapport à la commande issue de la demande.
Voir « demandes d’achat & validations » fonctionner dans continON.
Une démonstration guidée sur un mandant de démonstration anonymisé – cette fonctionnalité dans son module, sur la plateforme commune.