Compras y aprovisionamientociclo de vida
Solicitudes de compra y aprobaciones
¿Cómo solicitan los equipos materiales y obtienen la aprobación de las compras?
Una solicitud de compra registra quién pide, para qué y por qué – línea a línea, con una justificación escrita. Cada línea lleva una decisión de aprobación y una cantidad aprobada, y las líneas que ya están en la estantería pueden reservar las existencias disponibles en lugar de desencadenar una compra.
La secuencia
4 pasosCrear
El solicitante crea la solicitud con líneas de detalle y una justificación escrita.
Comprobar existencias
Cada línea registra si el artículo ya está disponible; las líneas disponibles reservan las existencias actuales.
Aprobar
La decisión de aprobación se registra con una cantidad aprobada por línea.
Pedido
La cantidad restante por comprar se convierte en líneas de pedido que hacen referencia a las líneas de solicitud.
Cómo funciona
Una solicitud es un registro con un solicitante, una justificación y líneas de detalle que indican el artículo y la cantidad necesarios. El aprobador registra una decisión por solicitud junto con una cantidad aprobada en cada línea, y la cantidad aprobada puede diferir de la pedida – el registro conserva ambas.
Antes de comprar nada, cada línea registra si el artículo ya está en existencias. Las líneas con existencias crean una reserva sobre el inventario actual, y solo la cantidad restante por comprar pasa al pedido. Esa comprobación de existencias forma parte del propio registro de solicitud; no es una consulta aparte que alguien pueda olvidar.
Las líneas aprobadas pasan a líneas de pedido, y cada línea de pedido conserva una referencia a la línea de solicitud que atiende. Cuando las mercancías se aceptan y llegan al libro de existencias, todo el camino de vuelta a la solicitud original se conserva como referencias entre registros.
Conviene saber
- Cantidades aprobadas por líneaLa cantidad aprobada se guarda por línea y puede diferir de la cantidad solicitada – ambas quedan en el registro.
- Solicitudes que tienen en cuenta las existenciasCada línea registra si el artículo está en existencias; las líneas con existencias reservan el inventario actual en lugar de generar una compra.
- Justificación escritaLa justificación es un campo del registro de solicitud, de modo que el motivo del gasto forma parte del registro de auditoría.
- Trazable hasta los pedidosLas líneas de pedido hacen referencia a las líneas de solicitud que atienden, lo que mantiene intacto el camino de la solicitud a la recepción.
A qué afecta
- Pedidos de compra
Las líneas de solicitud aprobadas se convierten en líneas de pedido que hacen referencia a ellas. - Libro de existencias y visibilidad
Las líneas de solicitud con existencias crean reservas en el libro de existencias. - Aceptación de mercancías
Las entregas se aceptan frente al pedido generado a partir de la solicitud.
Vea solicitudes de compra y aprobaciones en funcionamiento en continON.
Una demostración guiada en un entorno de demostración anonimizado – esta funcionalidad dentro de su módulo, en la plataforma compartida.