Pedidos y ofertasciclo de vida
Pedidos a proveedor
¿Cómo se convierten las solicitudes de compra aprobadas en pedidos que un proveedor puede atender?
Un pedido a proveedor se compone, no se teclea: la pantalla filtra las líneas de solicitud aprobadas que aún necesitan compra – aprobadas, no cubiertas por existencias, aún sin incluir en ningún pedido – y convierte las líneas seleccionadas en un pedido para un proveedor. El contrato, la prioridad y la finalidad de la solicitud acotan el conjunto.
La secuencia
5 pasosSolicitudes aprobadas
Las solicitudes se aprueban con las cantidades repartidas entre cobertura con existencias y necesidad de compra.
Filtrar el conjunto de líneas
Las líneas aprobadas, sin pedir y sin existencias se filtran por proveedor, contrato, prioridad y finalidad.
Componer el pedido
Las líneas seleccionadas pasan a ser detalles del pedido bajo una cabecera de proveedor, con cantidades y notas por línea.
Ejecutar la compra
Compras tramita el pedido mediante el documento de compra y la aceptación de mercancías.
Cerrar el ciclo
Los indicadores de completado y de suministro completado registran cuándo se cerró la compra y cuándo llegó la mercancía.
Cómo funciona
La cabecera del pedido lleva el proveedor, la fecha del pedido, una referencia única con el año, una nota y, opcionalmente, el contrato de compra en cuyo marco se ejecuta – en cuyo caso los días de entrega acordados en el contrato acompañan al pedido. Filtrar por contrato restringe el conjunto de líneas a las solicitudes cuyos artículos pertenecen a ese acuerdo, que es como funcionan en la práctica los pedidos parciales contra un contrato.
Cada línea del pedido conserva su vínculo con el detalle de la solicitud de la que procede, con la cantidad pedida y una nota – de modo que la justificación del solicitante, la cantidad aprobada por el aprobador y la fecha de suministro requerida forman una sola cadena. Dos indicadores de estado siguen la vida del pedido: completado, cuando se cierra la compra, y suministro completado, cuando la mercancía ha llegado. Las solicitudes cuyos artículos ya estaban en existencias nunca llegan a este conjunto – la aprobación reserva entonces las existencias disponibles, y aquí solo aparecen las cantidades que realmente necesitan compra.
Conviene saber
- Solo lo que hay que pedirEl conjunto muestra las líneas de solicitud aprobadas que no se han pedido y no están cubiertas por existencias – nada se pide dos veces, nada se salta la aprobación.
- Pedidos restringidos por contratoFiltrar por un contrato de compra activo limita las líneas al acuerdo y traslada sus días de entrega al pedido.
- Trazabilidad de la solicitud al pedidoCada línea del pedido conserva su clave externa al detalle de la solicitud, lo que preserva el solicitante, la justificación y la cantidad aprobada.
- Estado en dos fasesLos indicadores de completado y de suministro completado separan «hemos terminado de pedir» de «la mercancía está aquí».
- Se respeta la cobertura con existenciasLas líneas de solicitud que pueden cubrirse con existencias se reservan en la aprobación y nunca entran en el conjunto de pedidos.
A qué afecta
- Solicitudes de compra
Las solicitudes aprobadas son la única fuente de la que se nutre el conjunto de pedidos. - Pedidos de compra
Los documentos de compra – divisa, aduanas, flete – que ejecutan el pedido compuesto. - Aceptación de mercancías
La recepción por línea es lo que, en la práctica, activa el indicador de suministro completado de un pedido. - Lotes y artículos del contrato
Los pedidos con ámbito de contrato se imputan al acuerdo y a sus artículos con precio. - Visibilidad de existencias
La cobertura con existencias y las reservas deciden qué líneas necesitan pedirse. - Finanzas y contabilidad
Los documentos de compra que respaldan el pedido se contabilizan en el libro mayor y en el libro auxiliar de pagos.
Vea pedidos a proveedor en funcionamiento en continON.
Una demostración guiada en un entorno de demostración anonimizado – esta funcionalidad dentro de su módulo, en la plataforma compartida.