Aufträge & OffertenLebenszyklus
Lieferantenbestellungen
Wie werden aus freigegebenen Bestellanforderungen Bestellungen, mit denen ein Lieferant arbeiten kann?
Eine Lieferantenbestellung wird zusammengestellt, nicht abgetippt: Der Bildschirm filtert freigegebene Anforderungszeilen, die noch beschafft werden müssen – freigegeben, nicht durch Bestand gedeckt, noch auf keiner Bestellung –, und macht aus den ausgewählten Zeilen eine Bestellung für einen Lieferanten. Vertrag, Priorität und Zweck der Anforderung grenzen den Pool ein.
Der Ablauf
5 SchritteAnforderungen freigegeben
Bestellanforderungen werden freigegeben, wobei die Mengen auf Deckung aus dem Bestand und Beschaffungsbedarf aufgeteilt werden.
Zeilenpool filtern
Freigegebene, nicht bestellte und nicht an Lager vorhandene Zeilen werden nach Lieferant, Vertrag, Priorität und Zweck gefiltert.
Bestellung zusammenstellen
Ausgewählte Zeilen werden zu Bestellpositionen unter den Kopfdaten eines Lieferanten, mit Mengen und Notizen pro Zeile.
Einkauf ausführen
Der Einkauf wickelt die Bestellung über den Einkaufsbeleg und die Warenannahme ab.
Den Kreis schliessen
Die Kennzeichen «abgeschlossen» und «Lieferung erledigt» halten fest, wann der Bestellvorgang beendet wurde und wann die Ware eintraf.
So funktioniert es
Die Kopfdaten der Bestellung enthalten den Lieferanten, das Bestelldatum, eine eindeutige Referenz mit Jahreskennung, eine Notiz und wahlweise den Einkaufsvertrag, unter dem sie läuft – in diesem Fall gehen die vereinbarten Liefertage des Vertrags mit der Bestellung mit. Der Filter nach Vertrag beschränkt den Zeilenpool auf Anforderungen, deren Artikel zu dieser Vereinbarung gehören; so funktionieren Abrufbestellungen gegen einen Vertrag in der Praxis.
Jede Bestellzeile behält ihre Verknüpfung zur Anforderungsposition, aus der sie stammt, mit der bestellten Menge und einer Notiz – so bleiben die Begründung der anfordernden Person, die freigegebene Menge der freigebenden Person und das Lieferdatum eine durchgehende Kette. Zwei Statuskennzeichen verfolgen den Lebenszyklus der Bestellung: «abgeschlossen», wenn der Bestellvorgang beendet ist, und «Lieferung erledigt», wenn die Ware eingetroffen ist. Anforderungen, deren Artikel bereits an Lager waren, gelangen gar nicht erst in diesen Pool – die Freigabe reserviert stattdessen den vorhandenen Bestand, und nur die Mengen, die tatsächlich beschafft werden müssen, erscheinen hier.
Gut zu wissen
- Nur, was bestellt werden mussDer Pool zeigt freigegebene Anforderungszeilen, die noch nicht bestellt und nicht durch Bestand gedeckt sind – nichts wird doppelt bestellt, nichts umgeht die Freigabe.
- Vertragsgebundenes BestellenDer Filter nach einem aktiven Einkaufsvertrag grenzt die Zeilen auf die Vereinbarung ein und überträgt deren Liefertage auf die Bestellung.
- Rückverfolgbarkeit von der Anforderung zur BestellungJede Bestellzeile behält ihren Fremdschlüssel zur Anforderungsposition und bewahrt so anfordernde Person, Begründung und freigegebene Menge.
- Zweistufiger StatusDie Kennzeichen «abgeschlossen» und «Lieferung erledigt» trennen «Wir haben fertig bestellt» von «Die Ware ist da».
- Deckung aus dem Bestand berücksichtigtAnforderungszeilen, die aus dem Bestand gedeckt werden können, werden bei der Freigabe reserviert und gelangen nie in den Bestellpool.
Womit das zusammenhängt
- Bestellanforderungen
Freigegebene Bestellanforderungen sind die einzige Quelle, aus der der Bestellpool schöpft. - Bestellungen
Die Einkaufsbelege – Währung, Zoll, Fracht –, die die zusammengestellte Bestellung ausführen. - Warenannahme
In der Praxis setzt erst der Wareneingang auf Zeilenebene das Kennzeichen «Lieferung erledigt» einer Bestellung. - Vertragslose & -artikel
Vertragsgebundenes Bestellen ruft die bepreisten Artikel der Vereinbarung ab. - Bestandstransparenz
Bestandsdeckung und Reservationen entscheiden, welche Zeilen überhaupt bestellt werden müssen. - Finanzen & Rechnungswesen
Die Einkaufsbelege hinter der Bestellung werden ins Hauptbuch und ins Zahlungsnebenbuch gebucht.
Lieferantenbestellungen in continON im Einsatz sehen.
Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – diese Funktion in ihrem Modul, auf der gemeinsamen Plattform.