Ordini e offerteciclo di vita
Ordini fornitore
In che modo le richieste d’acquisto approvate diventano ordini che un fornitore può evadere?
Un ordine fornitore si compone, non si digita: la schermata filtra le righe di richiesta approvate che devono ancora essere acquistate – approvate, non coperte dalle scorte, non ancora in alcun ordine – e trasforma le righe selezionate in un ordine per un fornitore. Contratto, priorità e scopo della richiesta restringono l’insieme.
La sequenza
5 passaggiRichieste approvate
Le richieste d’acquisto vengono approvate con quantità ripartite tra copertura da scorte e fabbisogno d’acquisto.
Filtrare l’insieme delle righe
Le righe approvate, non ordinate e non disponibili a scorta vengono filtrate per fornitore, contratto, priorità e scopo.
Comporre l’ordine
Le righe selezionate diventano dettagli dell’ordine sotto un’unica intestazione fornitore, con quantità e note per riga.
Eseguire l’acquisto
L’ufficio acquisti porta avanti l’ordine attraverso il documento d’acquisto e l’accettazione merci.
Chiudere il cerchio
Gli indicatori «completato» e «fornitura avvenuta» registrano quando l’ordinazione si è chiusa e quando la merce è arrivata.
Come funziona
L’intestazione dell’ordine riporta il fornitore, la data dell’ordine, un riferimento univoco con l’anno, una nota e, facoltativamente, il contratto d’acquisto nel cui ambito rientra – nel qual caso i giorni di consegna concordati nel contratto accompagnano l’ordine. Il filtro per contratto limita l’insieme delle righe alle richieste i cui articoli appartengono a quell’accordo: è così che, in pratica, funzionano gli ordini su richiamo a fronte di un contratto.
Ogni riga d’ordine mantiene il collegamento con il dettaglio della richiesta da cui proviene, con la quantità ordinata e una nota – così la motivazione del richiedente, la quantità approvata dall’approvatore e la data di fornitura richiesta restano un’unica catena. Due indicatori di stato seguono la vita dell’ordine: «completato» quando l’ordinazione è chiusa e «fornitura avvenuta» quando la merce è arrivata. Le richieste i cui articoli erano già a scorta non arrivano mai in questo insieme – l’approvazione prenota invece le scorte esistenti, e qui compaiono solo le quantità che devono davvero essere acquistate.
Da sapere
- Solo ciò che va ordinatoL’insieme mostra le righe di richiesta approvate non ancora ordinate e non coperte dalle scorte – nulla viene ordinato due volte, nulla salta l’approvazione.
- Ordinazione limitata al contrattoIl filtro per un contratto d’acquisto attivo limita le righe all’accordo e ne riporta i giorni di consegna sull’ordine.
- Tracciabilità dalla richiesta all’ordineOgni riga d’ordine conserva la chiave esterna verso il dettaglio della richiesta, preservando richiedente, motivazione e quantità approvata.
- Stato in due fasiGli indicatori «completato» e «fornitura avvenuta» distinguono «abbiamo finito di ordinare» da «la merce è arrivata».
- Copertura da scorte rispettataLe righe di richiesta soddisfacibili dalle scorte vengono prenotate all’approvazione e non entrano mai nell’insieme da ordinare.
Con cosa interagisce
- Richieste d’acquisto
Le richieste d’acquisto approvate sono l’unica fonte da cui attinge l’insieme da ordinare. - Ordini d’acquisto
I documenti d’acquisto – valuta, dogana, nolo – che eseguono l’ordine composto. - Accettazione merci
È l’entrata merci a livello di riga che, in pratica, attiva l’indicatore «fornitura avvenuta» di un ordine. - Lotti e articoli del contratto
Gli ordini limitati al contratto attingono agli articoli con prezzo dell’accordo. - Visibilità delle scorte
Copertura da scorte e prenotazioni determinano quali righe vadano effettivamente ordinate. - Finanza e contabilità
I documenti d’acquisto alla base dell’ordine vengono registrati in contabilità generale e nel partitario dei pagamenti.
Vedere la funzionalità «ordini fornitore» all’opera in continON.
Una dimostrazione guidata su un mandante dimostrativo anonimizzato – questa funzionalità all’interno del suo modulo, sulla piattaforma condivisa.