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Commandes fournisseurs

Comment des demandes d’achat validées deviennent-elles des commandes qu’un fournisseur peut traiter ?

Une commande fournisseur se constitue, elle ne se saisit pas : l’écran filtre les lignes de demande validées qui doivent encore être achetées – validées, non couvertes par le stock, pas encore commandées – et transforme les lignes sélectionnées en commande pour un fournisseur. Le contrat, la priorité et le motif de la demande restreignent la sélection.

La séquence

5 étapes

  1. Demandes validées

    Les demandes d’achat sont validées avec des quantités réparties entre couverture par le stock et besoin d’achat.

  2. Filtrer les lignes disponibles

    Les lignes validées, non commandées et non disponibles en stock sont filtrées par fournisseur, contrat, priorité et motif.

  3. Constituer la commande

    Les lignes sélectionnées deviennent les détails de la commande sous un en-tête fournisseur unique, avec quantités et notes par ligne.

  4. Exécuter l’achat

    Les achats font passer la commande par le document d’achat et l’acceptation des marchandises.

  5. Boucler la boucle

    Les indicateurs « terminée » et « livrée » consignent la clôture de la commande et l’arrivée des marchandises.

Fonctionnement

L’en-tête de la commande porte le fournisseur, la date de commande, une référence unique datée de l’année, une note et, le cas échéant, le contrat d’achat dans le cadre duquel elle s’inscrit – auquel cas les jours de livraison convenus dans le contrat accompagnent la commande. Filtrer par contrat limite les lignes disponibles aux demandes dont les articles relèvent de cet accord : c’est ainsi que fonctionnent en pratique les commandes sur appel dans le cadre d’un contrat.

Chaque ligne de commande conserve son lien vers le détail de la demande dont elle provient, avec la quantité commandée et une note – la justification du demandeur, la quantité validée par le valideur et la date d’approvisionnement souhaitée forment ainsi une seule chaîne. Deux indicateurs de statut suivent la vie de la commande : « terminée » lorsque la commande est clôturée, et « livrée » lorsque les marchandises sont arrivées. Les demandes dont les articles étaient déjà en stock n’arrivent jamais parmi ces lignes – la validation réserve alors le stock existant, et seules les quantités qui doivent réellement être achetées apparaissent ici.

Bon à savoir

  • Uniquement ce qui doit être commandéLa sélection affiche les lignes de demande validées, non commandées et non couvertes par le stock – rien n’est commandé deux fois, rien n’échappe à la validation.
  • Commandes limitées au contratFiltrer par contrat d’achat actif limite les lignes au périmètre de l’accord et reporte ses jours de livraison sur la commande.
  • Traçabilité de la demande à la commandeChaque ligne de commande conserve sa clé étrangère vers le détail de la demande, ce qui préserve demandeur, justification et quantité validée.
  • Statut en deux étapesLes indicateurs « terminée » et « livrée » distinguent « nous avons fini de commander » de « les marchandises sont là ».
  • Couverture par le stock respectéeLes lignes de demande pouvant être servies à partir du stock sont réservées lors de la validation et n’entrent jamais dans les lignes à commander.

Ce que cela touche

À suivre dans Commandes

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Une démonstration guidée sur un mandant de démonstration anonymisé – cette fonctionnalité dans son module, sur la plateforme commune.

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