AufgabenverwaltungLebenszyklus
Status, Neuzuweisung & Scheitern
Wie funktionieren Aufgabenstatus, Neuzuweisung und Scheitern konkret?
Aufgabenstatus stammen aus konfigurierbaren Werten und ändern sich im Rahmen erteilter Berechtigungen, wobei Fertigstellungsgrad und tatsächliches Datum mit dem Fortgang der Arbeit erfasst werden. Die Neuzuweisung ist eine ausdrückliche Berechtigung – von der zuweisenden Person erlaubt, mit Notizen ausgeübt –, und das Scheitern ist ein dokumentierter Zweig, keine gelöschte Zeile.
Der Ablauf
4 SchritteAufgabe wird erstellt und zugewiesen
Der Datensatz öffnet sich mit zuweisender und zugewiesener Person, Daten und Priorität und erscheint in den Aufgabenlisten beider Seiten.
Statuswechsel mit Berechtigung
Wer die erteilte Berechtigung hat, aktualisiert den Status aus den konfigurierten Werten, während der Fertigstellungsgrad den Fortschritt verfolgt.
Neu zuweisen, wo erlaubt
Wurde «darf neu zuweisen» erteilt, übergibt die zugewiesene Person die Aufgabe mit Notizen an eine andere mitarbeitende Person; «darf erneut neu zuweisen» regelt weitere Weitergaben.
Abschluss oder Scheitern
Der Abschluss erfasst das tatsächliche Datum; das Scheitern erfasst eine Beschreibung mit Dokumenten, und die Aufgabe bleibt in beiden Fällen im Register.
So funktioniert es
Statuswerte sind konfigurierbare Einträge einer Werteliste statt eines fest codierten Satzes, und das Aktualisieren des Status einer Aufgabe ist ein berechtigungsgesteuerter Vorgang, der an die Ressource der Aufgabenverwaltung gebunden ist. Der Fertigstellungsgrad verfolgt den Fortschritt im Datensatz, und beim Abschluss wird das tatsächliche Datum neben das ursprüngliche Fälligkeitsdatum geschrieben.
Die Neuzuweisung wird über drei ausdrückliche Kennzeichen gesteuert: Die zuweisende Person entscheidet, ob die zugewiesene Person neu zuweisen darf, die zugewiesene Person weist die Aufgabe mit Notizen zur Neuzuweisung einer gewählten mitarbeitenden Person zu, und das Kennzeichen «darf erneut neu zuweisen» steuert, ob die Kette weitergehen kann. Eine Aufgabe kann zudem ein Überwachungskennzeichen tragen, das eine beobachtende Person beteiligt hält, ohne die Verantwortung zu übertragen. Die Verlaufsansicht legt die Geschichte der Aufgabe dar, sodass der Weg von der Erstellung bis zur aktuell zuständigen Person lesbar ist.
Der Zweig für gescheiterte Aufgaben entspricht der Projektseite: Eine Aufgabe wird mit einer Beschreibung des Scheiterns auf «gescheitert» gesetzt, Dokumente zum Scheitern werden als Nachweis angehängt, und der Datensatz bleibt im Register. Das Löschen ist abgesichert – eine Aufgabe mit untergeordneten Aufgaben wird geprüft, bevor sie entfernt werden kann.
Gut zu wissen
- Konfigurierbare StatuswerteStatus werden pro Organisation über Wertelisten gesteuert, sodass das Vokabular des Lebenszyklus dem entspricht, wie das Unternehmen seine Phasen tatsächlich benennt.
- Ausdrückliche Berechtigungen zur Neuzuweisung«Darf neu zuweisen», «neu zuweisen an» mit Notizen und «darf erneut neu zuweisen» sind getrennt erfasste Kennzeichen, keine frei verfügbare Schaltfläche zur Übergabe.
- AufgabenverlaufDie Verlaufsansicht zeigt den Fortgang der Aufgabe: Wer sie innehatte und was sich geändert hat, wird aus dem Datensatz abgelesen, nicht rekonstruiert.
- Dokumentierter Zweig für gescheiterte AufgabenGescheiterte Aufgaben behalten eine Beschreibung des Scheiterns und angehängte Dokumente, statt gelöscht oder umdeklariert zu werden.
- Abgesichertes LöschenVor dem Entfernen einer Aufgabe läuft eine Prüfung auf untergeordnete Aufgaben, die Hierarchien vor verwaisten Teilaufgaben schützt.
Womit das zusammenhängt
- Identität & Zugriff
Statusaktualisierungen, Neuzuweisung und Löschen unterliegen Berechtigungsressourcen, die über Positionen erteilt werden. - Projektmanagement
Status und Fertigstellungsgrad fliessen in den Projektfortschritt ein, und gescheiterte Aufgaben fliessen in die Dokumentation des Scheiterns auf Projektebene ein. - Dokumentenverwaltung
Dokumente zum Scheitern und Aufgabendateien werden über die gemeinsame Dokumentenschicht gespeichert. - Systemadministration
Statuswerte werden als konfigurierbare Einträge einer Werteliste gepflegt.
Status, Neuzuweisung & Scheitern in continON im Einsatz sehen.
Eine geführte Demo auf einem bereinigten Demo-Mandanten – diese Funktion in ihrem Modul, auf der gemeinsamen Plattform.