Vertragsregister

Die Identität eines Vertrags wird beim Speichern durchgesetzt. Die Vertragsnummer muss in der Organisation eindeutig sein, ebenso die externe Referenz; der Beginn des Ausführungszeitraums darf nicht nach dessen Ende liegen; und das Register lehnt einen zweiten offenen Vertrag mit derselben Vertragspartei über einen überlappenden Ausführungszeitraum ab – ein Schutz vor parallelen Vereinbarungen, die niemand beabsichtigt hat. Die Klassifizierung stammt aus Wertelisten: Vertragsart, Klassifizierung und Stufe, Verfahrensart, Grösse und Partnerschaftsart kommen alle aus den Referenzdaten Ihrer Organisation.

Verträge haben mehrere Parteien, wo das der Realität entspricht: Neben der Vertragspartei lassen sich weitere Partner als Mitglieder der Vereinbarung erfassen. Jeder Vertrag kann mit dem Konto im Kontenplan verknüpft werden, über das er abgerechnet wird, und enthält bei Liefervereinbarungen Liefertage für Bestellungen sowie ein Kennzeichen für Mehrfachlieferungen, das die nachgelagerte Bestellabwicklung ausliest. Ein Projektvertrag ist mit seinem Projekt verknüpft, und Projekte legen fest, ob sie mehr als einen Vertrag zulassen – auch das setzt das Register durch.

Dokumente werden direkt an den Datensatz angehängt – die unterzeichnete Vereinbarung, Beilagen, Korrespondenz – und über den Dateidienst der Plattform mit dessen Berechtigungen gespeichert; wer die Vertragsdatei öffnen kann, wird also wie bei jedem anderen Dokument gesteuert. Der Lebenszyklus endet ausdrücklich: Ein Vertrag wird als erfüllt oder gescheitert gekennzeichnet, und abgeschlossene Verträge werden nirgends mehr angeboten, wo neue Transaktionen entstehen.