Registre des contrats

L’identité d’un contrat est contrôlée à l’enregistrement. Le numéro de contrat doit être unique dans l’organisation, tout comme la référence externe ; le début de la période d’exécution ne peut pas être postérieur à sa fin ; et le registre refuse un second contrat ouvert avec la même partie contractante sur une période d’exécution qui se chevauche – une protection contre des accords parallèles que personne n’a voulus. La classification repose sur des listes de valeurs : type de contrat, classification et niveau, type de procédure, taille et type de partenariat proviennent tous des données de référence de votre organisation.

Les contrats sont multipartites lorsque la réalité l’est : outre la partie contractante, d’autres partenaires peuvent être enregistrés comme membres de l’accord. Chaque contrat peut être lié au compte du plan comptable sur lequel il est réglé et, pour les accords de livraison, porte les jours de livraison des commandes ainsi qu’un indicateur de livraisons multiples que lit la commande en aval. Un contrat de projet est lié à son projet, et les projets indiquent s’ils admettent plus d’un contrat – ce que le registre impose également.

Les documents sont joints directement à l’enregistrement – l’accord signé, les annexes, la correspondance – et stockés par le service de fichiers de la plateforme avec ses autorisations : qui peut ouvrir les fichiers du contrat est donc contrôlé comme pour tout autre document. Le cycle de vie se clôt explicitement : un contrat est marqué comme terminé ou échoué, et les contrats clôturés ne sont plus proposés là où de nouvelles transactions sont créées.