Registro dei contratti

L’identità di un contratto è garantita al salvataggio. Il numero di contratto deve essere univoco nell’organizzazione, come pure il riferimento esterno; l’inizio del periodo di esecuzione non può essere successivo alla fine; e il registro rifiuta un secondo contratto aperto con la stessa controparte su un periodo di esecuzione sovrapposto – una protezione contro accordi paralleli che nessuno ha voluto. La classificazione si basa su elenchi di valori: tipo di contratto, classificazione e livello, tipo di procedura, dimensione e tipo di partenariato provengono tutti dai dati di riferimento della sua organizzazione.

I contratti hanno più parti quando la realtà lo richiede: oltre alla controparte contrattuale, altri partner possono essere registrati come membri dell’accordo. Ogni contratto può collegare la voce del piano dei conti su cui viene regolato e, per gli accordi di fornitura, riporta i giorni di consegna degli ordini e un indicatore di consegne multiple che la gestione degli ordini a valle legge. Un contratto di progetto è collegato al suo progetto, e i progetti dichiarano se ammettono più di un contratto – anche questo viene fatto rispettare dal registro.

I documenti vengono allegati direttamente al record – il contratto firmato, gli annessi, la corrispondenza – e salvati tramite il servizio file della piattaforma con le relative autorizzazioni, così chi può aprire i file del contratto è controllato come per qualsiasi altro documento. Il ciclo di vita si chiude in modo esplicito: un contratto viene contrassegnato come completato o fallito, e i contratti chiusi non vengono più proposti in nessuno dei punti in cui si creano nuove transazioni.