Gestion des tâchesopérationnel
Demandes de service & services des unités
Comment les demandes de service sont-elles consignées et transformées en tâches attribuées ?
Les unités organisationnelles publient sous forme de catalogue les services qu’elles fournissent, chaque service comportant des tâches de service prédéfinies. Une demande de service consigne le partenaire, le service et le collaborateur attribué – et génère la tâche qui sera traitée.
La séquence
5 étapesDéfinir les services des unités
Chaque unité catalogue ses services avec un type et un ensemble de tâches de service prédéfinies.
Consigner la demande
Consigner le partenaire, le collaborateur demandé le cas échéant, le service et le collaborateur chargé de la prestation.
Générer la tâche
Choisir l’une des tâches prédéfinies du service ou en nommer une nouvelle ; l’enregistrement de tâche est créé avec son lien vers la demande de service.
Traiter et suivre la tâche
La tâche générée passe par les statuts et le compte rendu d’activités comme tout autre enregistrement de tâche.
Consulter l’historique
L’écran des demandes liste les demandes de service antérieures par partenaire et réunit l’historique des services du client en une seule vue.
Fonctionnement
Le catalogue de services est tenu à jour par unité organisationnelle : chaque service a un nom, une description, une unité propriétaire et un type de service issu de valeurs de listes configurées, ainsi qu’un ensemble de tâches de service prédéfinies qui décrivent les éléments de travail standard que comporte le service.
La demande de service est l’enregistrement de saisie. Elle désigne le partenaire ou le client, éventuellement le collaborateur demandé, le service sollicité et le collaborateur chargé de le fournir. La tâche elle-même provient des tâches prédéfinies du service – le formulaire propose les tâches générées par le service sélectionné –, ou elle est nommée au cas par cas pour cette demande, avec des précisions en texte libre.
Une fois enregistrée, la tâche générée arrive dans le registre des tâches avec son lien vers la demande de service, et fonctionne comme toute autre tâche : statuts, activités, documents et saisie du temps. L’écran des demandes conserve un historique par partenaire ; ce qu’un client a demandé et reçu se lit ainsi en un seul endroit.
Bon à savoir
- Catalogue de services par unitéLes services appartiennent à des unités organisationnelles, avec un type de service issu de valeurs de listes configurées et leurs propres descriptions.
- Tâches de service prédéfiniesChaque service comporte des définitions de tâches standard, proposées au moment de la demande comme les tâches générées par le service sélectionné.
- Attribution dès la saisieLa demande désigne le collaborateur chargé de la prestation, choisi parmi ceux disponibles dans l’unité de la tâche de service sélectionnée.
- Les demandes deviennent des enregistrements de tâchesLa tâche générée conserve son lien vers la demande de service et suit dès lors le cycle de vie normal d’une tâche.
- Historique des services par partenaireLes demandes sont listées par partenaire ; la relation de service avec chaque client peut ainsi être examinée sans rapport.
Ce que cela touche
- Modèle organisationnel
Les services appartiennent aux unités organisationnelles, et les viviers d’attribution sont déterminés à travers la structure des unités. - Gestion du capital humain
Les collaborateurs demandés et attribués sont des enregistrements de collaborateurs, filtrés selon l’unité de la tâche de service. - Administration système
Les types de service sont tenus à jour sous forme de valeurs de listes configurables. - Gestion de projets
Les tâches générées par les services se trouvent dans le même registre que les tâches de projet, avec un seul modèle d’exécution.
Voir « demandes de service & services des unités » fonctionner dans continON.
Une démonstration guidée sur un mandant de démonstration anonymisé – cette fonctionnalité dans son module, sur la plateforme commune.